De BTW controle, wat moet je weten.

De afhandeling van de periodieke btw-aangifte is een nagenoeg geheel geautomatiseerd proces. In principe komen er geen mensenhanden aan te pas. Indien je de aangifte tijdig indient en het bedrag aan verschuldigde btw tijdig betaalt is daarmee de kous af. Als de aangifte leidt tot een teruggaaf wordt deze in beginsel uitbetaald. Doordat het aangifteproces goeddeels is geautomatiseerd heeft de Belastingdienst ruime bevoegdheden om achteraf omissies te herstellen. De Belastingdienst kan achter deze omissies komen doordat er een controle wordt ingesteld.

Teruggaafverzoek

Een gebruikelijke, en meestal eenvoudige, controle die wordt ingesteld is als je een teruggaaf van btw vraagt die hoger is dan gebruikelijk. Je krijgt dan een brief van de Belastingdienst met het verzoek nadere informatie aan te leveren. Veelal wordt gevraagd om een beschrijving te geven van de bedrijfsactiviteiten en kopieën op te sturen van de grootste inkoopfacturen met BTW. Als de aanvullende informatie geen verdere vragen oproept zal normaliter de gevraagde teruggaaf worden verleend. Dit betekent echter niet dat de Belastingdienst in de toekomst geen naheffingsaanslag met betrekking tot dit tijdvak zou mogen opleggen. Alleen de btw op de facturen die expliciet zijn verstrekt kan niet meer gecorrigeerd worden.

Intracommunautaire leveringen

Indien je intracommunautaire leveringen verricht moet je ook een opgaaf intracommunautaire prestaties indienen. Hierop specificeer je de intracommunautaire leveringen per afnemer. Deze gegevens worden gedeeld met de desbetreffende buitenlandse belastingautoriteiten. Die kunnen op basis van deze informatie controleren of de afnemer de intracommunautaire verwerving heeft aangegeven. Als dat niet het geval is kan de buitenlandse belastingautoriteit bij de Belastingdienst navraag doen naar de opgegeven intracommunautaire leveringen. Je wordt dan gevraagd kopieën te verstrekken met betrekking tot deze leveringen en de documenten die het vervoer naar het buitenland aantonen.

Algemene btw-controle

De termijn die de Belastingdienst heeft om btw na te heffen is 5 jaar. De Belastingdienst kan daarom een controle instellen naar de ingediende aangiften over de afgelopen 5 jaren. Veelal zal een dergelijke controle in eerste instantie betrekking hebben op een specifiek jaar. Als met betrekking tot dat jaar geen onjuistheden worden geconstateerd wordt de controle daarmee vaak beëindigd. Als er wel correcties plaatsvinden wordt het onderzoek vaak uitgebreid naar meerdere jaren.

Bij een algemene controle wordt niettemin vaak toegespitst op een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld de juistheid van de in aftrek gebrachte btw. Een ander onderwerp wat regelmatig wordt gecontroleerd is of je voor intracommunautaire leveringen en exportleveringen kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk naar een ander land zijn vervoerd.

Welke informatie moet je geven bij de btw-controle?

Als de Belastingdienst een controle instelt, zal er gevraagd worden om de administratie geheel of gedeeltelijk te overleggen dan wel toegankelijk te maken voor de controleur. Je bent verplicht om deze informatie ter beschikking te stellen. Je hoeft echter niet meer gegevens te geven dan waar je om wordt gevraagd. Je hoeft ook geen overzichten of samenvattingen te maken als deze niet al voorhanden zijn. Het begrip administratie is heel breed. Alles wat betrekking kan hebben op belastingheffing mag worden opgevraagd. Het betreft dus niet alleen de financiële administratie, maar ook bijvoorbeeld de goederenadministratie of de toegangsadministratie. Ook kunnen bijvoorbeeld agenda’s worden opgevraagd.

Wat mag de Belastingdienst niet?

Tijdens een controle mag een controleur bijvoorbeeld niet zelf op zoek gaan naar informatie. Hij mag dus geen dichte kasten openmaken of aan willekeurige medewerkers in je bedrijf vragen stellen.

Mogelijke boete na de btw-controle

Indien blijkt dat te weinig btw is voldaan kan er een boete worden opgelegd. Dit kan een zogenoemde verzuimboete of een vergrijpboete zijn. Een verzuimboete kan worden opgelegd ongeacht de reden waarom te weinig btw is voldaan.

Een vergrijpboete kan worden opgelegd indien het aan grove schuld of opzet te wijten is dat er te weinig btw is voldaan. Het is aan de inspecteur om vast te stellen of sprake is van opzet of grove schuld. De inspecteur mag hierover pas vragen stellen als je gewaarschuwd bent voor de gevolgen van het beantwoorden van de vragen. Dit wordt de cautie genoemd. Je bent niet verplicht om op dergelijke vragen antwoord te geven.

Tips voor een soepele btw-controle

1. Vaak zal er voorafgaand aan het onderzoek per brief gevraagd zijn bepaalde informatie beschikbaar te hebben tijdens het onderzoek. Een controle verloopt efficiënter als deze informatie inderdaad op voorhand beschikbaar is.
2. Wijs in je onderneming een contactpersoon aan voor de controleur en spreek af dat alle vragen die de Belastingdienst heeft aan deze persoon worden gesteld.
3. Vraag elke keer om een schriftelijk verzoek om informatie. Op deze manier ligt vast welke informatie de Belastingdienst graag wil hebben en dus welke informatie je moet verstrekken.
4. Indien mogelijk is een rondleiding in je onderneming een goede manier om inzicht te geven in hoe het er in je bedrijf aan toegaat.

Afronding van de btw-controle

De inspecteur maakt een rapport op van de bevindingen van de controle. Normaliter krijg je eerst een conceptversie van dit rapport. Hierop kan je reageren. Als blijkt dat er te weinig btw is voldaan zal een naheffingsaanslag worden opgelegd. Indien je het daar niet mee eens bent, kan je in bezwaar gaan en eventueel daarna in beroep bij de rechter.

Het bovenstaande heeft betrekking op een controle die wordt ingesteld door de Belastingdienst. Het kan ook zijn dat er een controle is door de Fiscale Inlichtingen en Opsporingsdienst (FIOD). Dit kan als er sprake is van de verdenking van strafrechtelijk strafbare feiten. De FIOD is een opsporingsdienst en heeft veel verdergaande bevoegdheden dan de Belastingdienst zelf.

Meer weten?

Heb je vragen over de btw-aangifte of zoek je advies? Neem dan contact op met onze btw-specialisten. Wij helpen je graag verder.