088 2055 000
		Array
(
    [0] => nl
    [1] => us
)
		
Bel ons 088 2055 000
		Array
(
    [0] => nl
    [1] => us
)
		

Hoe kiest u een geschikte IT leverancier?

IT-afdelingen en IT-leveranciers moeten voldoen aan hoge eisen van de organisatie. Sommige ondernemers beschouwen IT nog als een bijzaak, maar gelukkig is er een verschuiving waarin veel ondernemers IT als business enabler beginnen te zien. Want stelt u zich voor: uw data verdwijnt van uw servers, uw VoIP systeem valt weg of bedrijfs-kritische machines krijgen geen blauwdrukken door voor productie. Uw organisatie kan dan ernstig stilvallen met schade tot gevolg.

De performance van de infrastructuur heeft een aandeel in de tevredenheid over IT. Uit onderzoek blijkt dat een werknemer zelfs tot zo’n acht procent van zijn werkdag kan verliezen door gebrekkige digitale vaardigheden en door het disfunctioneren van IT-middelen. Vaak is het verlies van werktijd te beperken tot een minimum door een aantal slimme investering, zoals in software die medewerkers helpt hun takenpakket efficiënter uit te voeren. Verder helpen monitoring en troubleshooting om de IT-omgeving draaiend te houden en zal een efficiënte IT-helpdesk bijdragen aan het gebruikersgemak en daarmee de tevredenheid over IT.

5 stappen voor het selecteren van een IT-leverancier die bij uw organisatie past

Stap 1

Allereerst moet u de strategie bepalen voor uw organisatie. Waar hecht u belang aan? Is dit 24/7 beschikbaarheid (uptime)? Of wil u slechts met één merk werken binnen het bedrijf? Of is dit juist die helpdesk om uw medewerkers te helpen met hun IT-problemen? Praat hierover met collega’s, zakelijke relaties en benader leveranciers.
Tip: Selecteer voornamelijk leveranciers die (relatief) dicht in de buurt van uw bedrijf zijn gevestigd. Dit scheelt in voorrijdkosten, maar ook in uw kostbare tijd.

Stap 2

Na een eerste selectie is het tijd om in gesprek te gaan met de verschillende partijen. Vraag naar zaken als het huidige klantenbestand, de capaciteit die zij kunnen bieden op het gebied van diensten en ondersteuning, hun (formele) kwalificaties en/of ‘unique selling points’ en ervaring in het werkveld. Tip: indien u een (sterk) groeiende onderneming bent, is het natuurlijk van groot belang dat de IT-leverancier de afname van diensten kan opschalen indien nodig. U wilt niet ingesloten worden tussen de rekenkracht die andere klanten van de IT-leverancier verbruiken.

Stap 3

Nu u een redelijk tot goed beeld hebt gekregen van de verschillende partijen kan u op basis hiervan een nieuwe selectie maken. Het is belangrijk in de volgende stap een beeld te krijgen van de dienstverlening die wordt aangeboden door uw mogelijk nieuwe IT-partner. Vraag naar de manier van werken. Worden projecten bijvoorbeeld door interne medewerkers uitgevoerd? Of wordt hiervoor een onderaannemer ingehuurd? Is de dienstverlening die de leverancier aanbiedt voldoende? Zijn alle diensten die u nu (en mogelijk in de toekomst) nodig heeft hierin opgenomen?
Tip: Het is belangrijk hier de strategie voor ogen te houden.

Stap 4

Nu u ongetwijfeld al een groot aantal geselecteerde partijen heeft weggestreept kan u in gesprek gaan over uw specifieke situatie. Welke diensten wil u afnemen? Het is hier zaak dat de IT-leverancier u hier  in klare taal aangeeft wat mogelijk is. Dit kan niet genoeg benadrukt worden: zorg dat u elkaar begrijpt. Dit voorkomt in een later stadium veel teleurstelling en extra werk.

Stap 5

In de meest optimale situatie blijven uit uw initiële selectie 2 a 3 leveranciers over. Dit geeft u wat bewegingsvrijheid. De volgende stap in het proces is namelijk het opvragen van de prijzen. Op basis van de offertes en de gesprekken die u heeft gevoerd, kan u een (nieuwe) IT-leverancier kiezen die bij uw organisatie past.

Enkele tips

  • Selecteer mogelijke IT-partners ook op het hebben van verschillende certificeringen. Een ISAE 3402 of een ISO27001 certificering zijn van grote waarde.
  • Zorg dat de IT-leverancier u kan voorzien van documentatie rondom hun werkwijze. Hoe wordt patch management bijvoorbeeld door hen uitgevoerd? En staat informatiebeveiliging überhaupt op de agenda?
  • Leg alle afspraken die u met de IT-leverancier maakt vast in een gedetailleerd SLA (‘Service Level Agreement’). Zo weten beide partijen wat ze gedurende de afname van diensten kunnen verwachten.
  • Schroom niet om de prijzen te bespreken. Wellicht is er speling (bijvoorbeeld als u verwacht binnen een jaar op te schalen).
  • Zorg voor een leverancier met voldoende capaciteit, zowel hard- en softwarematig, als personeelsmatig. Niks is vervelender dan slechte performance en/of lange wachttijden.
  • Kies een IT-partner die met u meedenkt. Hoe prettig zal het zijn als uw nieuwe leverancier de IT-middelen efficiënt kan inzetten waardoor u weer budget bespaard?
  • Zorg dat u op de hoogte bent van de financiële gezondheid van de IT-leverancier. Niets is vervelender dan het plotselinge wegvallen van uw nieuwe IT-partner door een faillissement of een achterstand in diensten, omdat er geen kapitaal is om te investeren.

Uiteraard is het ook van belang dat u een partij kiest waar u zich als ondernemer goed bij voelt. Vertrouwen is de basis van een goede relatie met uw nieuwe IT-partner.

Met uw IT-middelen zorgt u voor onderscheiding op de markt. Kunt u sneller produceren? Dan heeft u al een voorsprong op een gelijksoortige fabrikant. Kunt u meer automatiseren? Dan kan uw kostprijs wellicht omlaag, en anders gaat uw winstmarge omhoog. De lat ligt hoog, maar daarna kunt u ook problemen als bedrijfscontinuïteit, IT security en ontwikkelingen op de markt onder handen nemen. Het kiezen van de juiste IT-partner is dan ook van essentieel belang.

Kunt u hulp gebruiken bij het selecteren van een nieuwe IT-leverancier? Of heeft u vragen over welke IT-strategie geschikt is voor u? Neem gerust contact op met de IT-assurance afdeling van Crowe Peak.

Crowe Peak
Olympisch Stadion 24-28 1076 DE Amsterdam, Nederland
088 2055 000 contact@crowe-peak.nl