Werkgeversaansprakelijkheid bij werknemers van buiten de EU

Let op strikte regelgeving in Nederland, ook als je een uitzendbureau gebruikt 

Afgelopen jaar werd meerdere keren in het nieuws gemeld dat Nederlandse bedrijven in toenemende mate draaien op illegale arbeidskrachten. Het gaat hierbij vaak om werknemers van buiten de EU die zonder de juiste vergunningen in Nederland werken. Dit soort overtredingen kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor werkgevers, waaronder forse boetes. Het is daarom essentieel om de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) goed te begrijpen. Wat moet je als werkgever regelen als je werkt met werknemers van buiten de EU? Want let op: ook wanneer je werknemers extern inhuurt blijf je verantwoordelijk.  

Buitenlandse werknemers in Nederland: dit zegt de wet 

Voor EU-werknemers geldt vrije toegang tot de Nederlandse arbeidsmarkt. Voor niet-EU werknemers gelden echter strenge regels. De Wav verplicht werkgevers om te voldoen aan twee belangrijke eisen: de identificatieplicht en het hebben van een tewerkstellingsvergunning. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot zware boetes. Deze regelgeving is bedoeld om illegale arbeid tegen te gaan en misstanden op de arbeidsmarkt te voorkomen. 

De identificatieplicht 

Werkgevers zijn verplicht om de identiteit van hun werknemers te verifiëren en vast te leggen. Dit geldt voor zowel EU- als niet-EU werknemers. Voor niet-EU werknemers is het extra belangrijk dat een kopie van een geldig identiteitsdocument beschikbaar is bij zowel de formele als de feitelijke werkgever. Deze plicht is bedoeld om te waarborgen dat alleen werknemers met de juiste papieren op de werkvloer actief zijn. 

De tewerkstellingsvergunning 

Voor niet-EU werknemers is in de meeste gevallen een tewerkstellingsvergunning vereist voordat zij mogen werken in Nederland. Het is de verantwoordelijkheid van de formele werkgever om deze vergunning aan te vragen. Er zijn slechts beperkte uitzonderingen op deze regel. De Arbeidsinspectie kan zware boetes opleggen aan werkgevers die niet voldoen aan deze eis, en deze boetes worden vaak per werknemer opgelegd. 

Belangrijk: wie is werkgever in de zin van de Wav? 

Het begrip “werkgever” wordt in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) breed geïnterpreteerd, wat in de praktijk voor veel onduidelijkheid zorgt. De Wav beschouwt niet alleen de formele werkgever, zoals een uitzendbureau of (onder)aannemer, als werkgever, maar ook de feitelijke werkgever, zoals een opdrachtgever of inlener. Dit betekent dat de verantwoordelijkheden en verplichtingen rondom niet-EU werknemers bij beide partijen liggen. Beide werkgevers moeten aan de eisen van de Wav voldoen, waaronder het hebben van een kopie van de identiteitsdocumenten van de werknemer en, waar nodig, een tewerkstellingsvergunning. 

De situatie wordt complexer wanneer een niet-EU werknemer indirect wordt ingezet, bijvoorbeeld via een uitzendbureau, loonbedrijf of (sub)contractor. De formele werkgever is verantwoordelijk voor het regelen van een tewerkstellingsvergunning en het overhandigen van een kopie van het identiteitsdocument aan de feitelijke werkgever. De feitelijke werkgever moet deze documenten controleren en bewaren. Problemen ontstaan vaak wanneer één van de partijen deze verantwoordelijkheid niet serieus neemt of onvoldoende zicht heeft op de naleving door de andere partij. 

In sommige gevallen heeft de feitelijke werkgever geen inzicht in wie er daadwerkelijk werkzaamheden verricht. Dit kan gebeuren bij het inhuren van personeel via meerdere tussenlagen, zoals onderaannemers. Als blijkt dat een niet-EU werknemer zonder tewerkstellingsvergunning of zonder dat de juiste documenten aanwezig zijn, werkzaamheden verricht, kan dit echter toch gevolgen hebben voor zowel de formele als de feitelijke werkgever. 

Gevolgen van niet-naleving 

Het niet naleven van de Wav-verplichtingen heeft verstrekkende consequenties. Werkgevers riskeren boetes die per overtreding en per werknemer kunnen oplopen. Bijvoorbeeld: ontbreekt er een identiteitsdocument én een tewerkstellingsvergunning voor één werknemer, dan kan dit leiden tot meerdere boetes. Bij herhaalde of ernstige overtredingen kan sprake zijn van strafrechtelijke vervolging wegens economische delicten. De Arbeidsinspectie kan ook historische gegevens opvragen. Werkgevers zijn verplicht de administratie van niet-EU werknemers minimaal vijf jaar te bewaren. Het is daarom belangrijk om deze administratie op orde te hebben. Onzorgvuldigheid op dit vlak kan niet alleen financiële consequenties hebben, maar ook de reputatie van je bedrijf schaden. 

Global mobility specialisten van Crowe Peak  

De regels rondom de Wet arbeid vreemdelingen zijn complex en strikt. Wil je zeker weten dat je organisatie voldoet aan alle verplichtingen? Crowe Peaks specialisten staan klaar om te adviseren en ondersteunen. Neem vandaag nog contact met ons op.