088 2055 000
		Array
(
    [0] => nl
    [1] => us
)
		
Bel ons 088 2055 000
		Array
(
    [0] => nl
    [1] => us
)
		

Payroll Eindejaarsupdate 2020

Het einde van 2020 nadert; een goed moment om de veranderingen in salarisadministratie vanaf 1 januari 2021 onder de aandacht te brengen. Zo wijzigen er een aantal zaken rondom de vaste (reis)kostenvergoeding, het anoniementarief en de 30%-herzieningsregel. Vergeet ook niet de vrije ruimte in de werkkostenregeling voor dit jaar.

Belangrijk: vaste (reis)kostenvergoedingen vanaf 2021

In het jaar 2020 mogen werkgevers de thuiswerkdagen als reisdagen blijven beschouwen in het kader van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Ook voor een vaste (on)kostenvergoeding mag men uit blijven gaan van de feiten en omstandigheden waarop de vergoeding destijds is gebaseerd. Voor zowel de vaste reiskostenvergoeding als de vaste kostenvergoeding geldt de goedkeuring slechts als er vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding bestond.

Deze goedkeuringen vervallen per 1 januari 2021. Dit betekent dat werkgevers volgend jaar het (gewijzigde) reispatroon in woon-werkverkeer van hun werknemers in kaart moeten brengen. Hoeveel dagen komen zij naar kantoor? Hebben zij inmiddels vaste thuiswerkdagen (ook na de crisis)? Dit moet getoetst worden aan de zogenoemde 36 weken- of 128 dagen-eis en er moet worden gekeken of er op basis daarvan nog een vaste vergoeding kan worden gegeven. Uiteraard kunnen werkgevers ook de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.

Verder kunnen werkgevers dus vanaf 1 januari 2021 geen vaste vergoeding meer geven voor kleine onkosten, zoals parkeerkosten, kosten voor de wasstraat, vakliteratuur e.d. Het (mogelijk) gewijzigde uitgavenpatroon van werknemers moet worden onderzocht en er moet worden gekeken of de onderbouwing van de vergoeding in 2021 nog volstaat.

Wij adviseren om dit goed te documenteren en op te slaan in de administratie.

Tot slot merken wij op dat – mocht er niet aan de voorwaarden worden voldaan – het mogelijk is om de vergoedingen netto uit te blijven betalen. Echter, deze vergoedingen moeten dan wel aangewezen worden als eindheffingsloon in de werkkostenregeling (WKR). Deze gaan dan ten koste van de vrije ruimte.

Belangrijk: anoniementarief

Voor het jaar 2020 is tevens een versoepeling van de administratieve verplichtingen voor werkgevers van kracht indien deze verplichtingen niet kunnen worden nagekomen door de coronamaatregelen. Zo is bijvoorbeeld het tijdig (en fysiek) vaststellen van de identiteit van een nieuwe werknemer tijdens de coronacrisis niet altijd mogelijk of kan een buitenlandse werknemer zich soms nog niet inschrijven bij de gemeente voor het verkrijgen van een BSN door de restricties. Normaal gesproken moet de werkgever dan het anoniementarief toepassen. Dat mag in het jaar 2020 onder voorwaarden achterwege worden gelaten.

Deze versoepeling vervalt echter vanaf 2021. Bij het niet nakomen van de administratieve verplichtingen moet het anoniementarief dus weer worden toegepast.

Belangrijk: 30%-herzieningsregel WAB bij meer- of overwerk

Zoals u wellicht weet, is de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in werking vanaf 2020. Een van de wijzigingen die de WAB met zich mee heeft gebracht, is de afschaffing van de sectorindeling voor de Werkloosheidswet (WW). Het gevolg hiervan is dat er per 1 januari 2020 twee premies voor de WW zijn: een hoge premie en een lage premie. De lage WW premie bedraagt 2,94% en de hoge WW premie bedraagt 7,94% (voor 2020). De lage premie kan alleen bij een werknemer worden toegepast als:

  • een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan met deze werknemer (die ondertekend is door beide partijen); en
  • de arbeidsomvang per week of per maand is vastgesteld; en
  • de arbeidsovereenkomst geen bepaling heeft die de loondoorbetalingsplicht voor de eerste 6 maanden uitsluit.

Er zijn twee situaties waarin een herziening van de lage premie dient plaats te vinden, namelijk:

  • als de arbeidsovereenkomst uiterlijk twee maanden na aanvang van de dienstbetrekking eindigt;
  • als er in een kalenderjaar 30% meer uren verloond zijn dan in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.

Bijvoorbeeld als de werknemer een contract heeft voor 20 uur per week, maar gemiddeld 32 uur per week werkt (meerwerk).

Voor de jaren 2020 en 2021 is goedgekeurd dat laatstgenoemde ‘30%-herzieningsregel’ nog niet van toepassing is, aangezien personeel in bepaalde sectoren tijdens de coronacrisis meer werken dan gebruikelijk (zoals in de zorg). Echter, vanaf 2022 zal deze regel wel gelden. Het is daarom belangrijk om als werkgever te realiseren dat dit vanaf 2022 kan gaan spelen bij werknemers die meer- of overuren maken. De correctie moet namelijk met terugwerkende kracht voor het gehele jaar worden gedaan.

Huidig jaar – WKR 2020

Alle inhoudingsplichtigen (werkgevers) moeten de regels van de werkkostenregeling (WKR) toepassen. In beginsel worden alle vergoedingen en verstrekkingen die door een werknemer worden ontvangen, beschouwd als belastbaar loon. Een werkgever kan echter onder voorwaarden bepaalde soort vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als werkkosten (eindheffingsloon). Alle door de werkgever aangewezen werkkosten kunnen door de werkgever belastingvrij worden vergoed tot een maximum van 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,2% over de loonsom daarboven (totale fiscale loonsom per inhoudingsplichtige in een bepaald jaar – de zogenaamde ‘vrije ruimte’). Overschrijding van de vrije ruimte zal echter leiden tot een door de werkgever verschuldigde eindheffing van 80%.

Om volledig te kunnen profiteren van de WKR, dient u te analyseren of de (aangewezen) vergoedingen en verstrekkingen juist in de (salaris)administratie zijn verwerkt en in overeenstemming met de WKR.

Heeft u de vrije ruimte volledig gebruikt, is er nog ruimte over (misschien voor een kerstpakket of andere geschenken voor uw werknemers), of moet u uiteindelijk 80% eindheffing over het meerdere betalen? Onderneem tijdig actie zodat u geen vrije ruimte verspeelt!

Meer informatie

Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem gerust contact op met onze Payroll professionals.

Crowe Peak
Olympisch Stadion 24-28 1076 DE Amsterdam, Nederland
088 2055 000 contact@crowe-peak.nl