Schaduwpayroll

Het beheer van de salarissen van medewerkers die in meerdere landen werken (en daar belastbaar zijn), is vaak lastiger dan verwacht. Je krijgt te maken met belastingwetgeving in verschillende landen, lokale regelgeving en/of complexe sociale zekerheidsstelsels. Dit kan leiden tot een labyrint van administratieve problemen, variërend van dubbele belastingen en juridische geschillen tot financiële sancties. Een van de zaken die vaak geregeld moet worden is de zogenaamde schaduwpayroll.

Hoe werkt schaduwpayroll precies?  

Schaduwpayroll is een cruciaal instrument voor bedrijven met internationale werknemers. Door middel van het draaiden van een schaduwpayroll kunnen zij voldoen aan de complexe belastingwetgeving in meerdere landen tegelijk. Maar hoe werkt dit precies? 

Simpel gezegd houdt een schaduwpayroll in dat een bedrijf parallelle loonadministratie voert voor medewerkers die in het buitenland werken. Dit betekent dat naast de reguliere loonadministratie in bijvoorbeeld het thuisland (de betalende payroll), een aparte administratie wordt bijgehouden voor het buitenlandse salaris, waarmee de aldaar verschuldigde lasten worden berekend. Deze lasten worden vervolgens in de reguliere loonadministratie verwerkt.

6 Aandachtspunten bij het aannemen van internationaal personeel

Wil je weten waar je op moet letten bij het aannemen van internationaal talent? Vul je gegevens in en ontvang direct de download per mail!

In dit proces spelen onder meer de volgende factoren een rol:  

• Salarisberekening: het salaris van de buitenlandse medewerker wordt omgerekend naar de valuta van het gastland, rekening houdend met lokale belastingwetten. Het brutosalarisbegrip kan namelijk van land tot land verschillen. 
• Belastinginhouding: de benodigde belastingen en sociale premies worden berekend en ingehouden volgens de regels van het gastland. 
• Rapportage: er wordt een gedetailleerde loonadministratie opgesteld om te voldoen aan de lokale vereisten voor rapportage en naleving. 
• Coördinatie: de gegevens van de schaduwpayroll worden samengevoegd met de reguliere loonadministratie voor een volledig overzicht en een correcte uitbetaling van het nettoloon. 

Heeft mijn organisatie schaduwpayroll nodig? 

Overweegt jouw organisatie of ze schaduwpayroll nodig heeft? Check direct of één van onderstaande situaties speelt. Overleggen over de specifieke situatie van jouw bedrijf? Dat kan ook in een persoonlijk gesprek

• Internationale aanwezigheid of uitbreiding: wanneer je bedrijf over de grens gaat opereren en werknemers in meerdere landen stationeert, kan schaduwpayroll helpen bij het optimaliseren van de loonadministratie en het voorkomen van belastingconflicten. 
• Dubbele belastingen: payrolls waarin medewerkers belastingen moeten betalen in zowel hun thuisland als het land waar ze werken, kunnen worden vereenvoudigd met schaduwpayroll. 

We have experienced cost savings, enhanced compliance, improved reporting processes, and a clearer strategic direction for our business. Crowe Peak’s commitment to excellence and client satisfaction is evident in the results they consistently deliver.

Ramnik Kapur – CFO at Blu-3 (UK)

Alles geregeld voor jouw internationale personeelsbestand

Wanneer je te maken hebt met een complex internationaal personeelsbestand, laat je je graag bijstaan door specialisten. En die specialisten vind je bij Crowe Peak. Crowe Peak’s professionals bieden full service dienstverlening wanneer het op global mobility en payroll aankomt. Niet alleen voor schaduwpayroll, maar ook voor zaken als split payroll en (international) payroll dashboarding kan je bij ons terecht. Bovendien verlenen we ook essentiële adviezen op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid, internationale (loon)belastingwetgeving en verblijfsvergunningen voor jouw personeel. Laat via onderstaand formulier weten waarmee we jou kunnen helpen. Je ontvang bericht binnen één werkdag.