Wat is schaduw payroll?

Schaduwpayroll is een essentieel mechanisme voor medewerkers die vanuit het buitenland worden uitgezonden naar Nederland of andersom (medewerkers die vanuit Nederland naar het buitenland worden uitgezonden). Een dergelijke uitzending heeft namelijk vaak gevolgen voor de toepasselijke sociale zekerheid en/of de belastingplicht. Belangrijk is om te weten waar de medewerker sociaal verzekerd is en in welk land er voor de medewerker loonheffingen moet worden afgedragen. 

Om een dubbele heffing te voorkomen heeft Nederland daarom met veel landen verdragen afgesloten. In deze verdragen is opgenomen op welke wijze de belastingen en sociale verzekeringspremies van beide landen op elkaar afgestemd zijn. Indien in het ene land sociale verzekeringspremies moeten worden afgedragen en in het andere belasting of indien in allebei de landen belasting moet worden afgedragen, dan komt de zogenaamde schaduwpayroll in beeld. 

Vragen of verzoeken?

Onze specialisten helpen je direct

Stel je vraag

Voorbeeld internationale payroll

Als de medewerker in Nederland op de loonlijst staat en daar sociaal verzekerd is, maar ook werkt in Duitsland, dan kan het zijn dat ook in Duitsland belasting moet worden afgedragen. Om de juiste afdrachten te bepalen is dus een payroll in Nederland nodig, maar ook een payroll in Duitsland. 

Let wel dat het loonbegrip (wat moet worden verstaan onder ‘loon’) niet 100% gelijk is in alle landen. Zo kan een auto van de zaak in het ene land tot een totaal ander salaris (‘bijtelling’) leiden dan in het andere land of kan het verstrekken van bijvoorbeeld maaltijden van land tot land tot een verschillende bijtelling leiden.  

Bij een internationale salarisadministratie is het van groot belang om de juiste afdrachten richting de betrokken belastingautoriteiten te doen, zodat geen van de partijen achteraf niet voor verrassingen komt te staan. Het kan tot behoorlijk grote financiële consequenties voor bedrijf of medewerker leiden alks achteraf blijkt dat er in het verkeerde land belasting of sociale verzekeringspremies zijn afgedragen. Ten eerste zal er dan alsnog moeten worden afgedragen in het juiste land en ten tweede is het niet altijd even makkelijk om in het andere land onterecht afgedragen bedragen terug te krijgen. Dit kan tevens leiden tot boetes. Werkgever en werknemer kunnen op 3 manieren afspraken maken over de belastingdruk bij werken in het buitenland: 

1: Bruto loon overeenkomst: het verschil in belastingdruk dat wordt veroorzaakt door het werken in het buitenland, is volledig voor rekening van de werknemer. Dit kan zowel positief als negatief uitvallen qua netto loon voor de medewerker. De werkgever compenseert niet voor een verschil in belastingdruk. 

2: Tax equalization: Werkgever en werknemer spreken met elkaar af dat ieder verschil in belastingdruk voor rekening komt van de werkgever. Hierbij wordt gekeken naar hoeveel de medewerker in het thuisland betaald zou hebben als hij niet in het buitenland gewerkt had. Het verschil wordt door de werkgever betaalt of komt ten voordele van de werkgever. 

3: Tax proportion: indien het werken in het buitenland leidt tot een lagere belastingdruk, komt dit ten voordele van de medewerker. Indien er extra belasting moet worden afgedragen, dan draagt de werkgever dat. 

Hoe werkt een schaduwpayroll?

Een schaduwpayroll wordt op de achtergrond van de reguliere payroll uitgevoerd. Dit houdt in dat de schaduwpayroll alleen is bedoeld voor het berekenen van de juiste inhoudingen en betalingen van de afdrachten loonheffingen in het andere land. Er worden geen feitelijke betalingen aan de werknemer gedaan uit de schaduwpayroll. De verrekening van de inhoudingen gebeuren in de reguliere payroll van de medewerker of komen voor rekening van de werkgever. 

Voorbeeld schaduwpayroll

Wanneer een medewerker vanuit Duitsland naar Nederland wordt uitgezonden, moet voor de Nederlandse (schaduw)payroll eerst bepaald worden welke loon-elementen in Nederland belast zijn. Nadat vastgesteld is of de werknemer fiscaal inwoner van Duitsland is gebleven, wordt, bij inwonerschap Duitsland, aan de hand van de travel calendar bepaald hoeveel dagen de medewerker in een specifieke maand in Nederland heeft gewerkt. Inkomen dient aan de Nederlandse werkdagen te worden toegerekend. Op basis hiervan wordt bepaald welke inhoudingen en afdrachten gedaan moeten worden in Nederland. Let wel: er zal normaal gesproken geen uitbetaling aan de werknemer worden gedaan op basis van de Nederlandse loonstrook, omdat hij al in Duitsland op de loonlijst staat en vanuit die loonlijst zijn reguliere salaris zal ontvangen. Hierbij zijn ook de hiervoor genoemde afspraken tussen werkgever en werknemer van belang over de verdeling van de belastingdruk.  

In de aangifte loonheffingen wordt deze medewerker gemeld bij de belastingautoriteiten. Het is dus van belang dat er een burgerservicenummer (BSN) aanwezig is, zodat er geen anoniementarief hoeft worden toegepast op het in Nederland belastbare loon. 

Wanneer kan een schaduw payroll noodzakelijk zijn?

In de volgende situaties kan een schaduw payroll noodzakelijk zijn: 

• Een medewerker werkt in meerdere landen; 

• Een medewerker staat op de loonlijst in het ene land, maar is uitgezonden naar een ander land (dit is met name het geval als hij sociaal verzekerd wil blijven in het eerste land). 

Welke documenten kunnen van belang zijn bij een schaduw payroll?

De documenten die van belang zijn van het correct voeren van de schaduw payroll:

• Identificatie (ID-bewijs of paspoort indien de medewerker van buiten de EU komt) 
• De arbeidsovereenkomst en de assignment letter 
• De dagenkalender met de dagen gewerkt in de verschillende landen 
• De salarisstroken 
• De A1-verklaring dan wel het certificate of coverage 
• De beschikking 30% regeling (indien van toepassing) 

Uitvoeren van een schaduw payroll 

Het voeren van een schaduw payroll en het aanvragen van diverse documenten die hierbij van belang zijn, is vaak complex en vereist specifieke kennis. Wij kunnen ondersteunen bij zowel het plannen van de uitzending, het aanvragen van de diverse documenten en het uitvoeren van de schaduw payroll. Laat via het contactformulier hieronder weten waarmee we je kunnen ondersteunen!