En hoe werkt het?
Schaduwpayroll is een essentieel mechanisme voor medewerkers die vanuit het buitenland worden uitgezonden naar Nederland maar ook andersom (medewerkers die vanuit Nederland naar het buitenland worden uitgezonden). Een dergelijke uitzending heeft namelijk vaak gevolgen voor de toepasselijke sociale zekerheid en de belastingplicht. Belangrijk is om te weten waar de medewerker sociaal verzekerd is en waar voor de medewerker loonheffingen moet worden afgedragen.
Om dubbele heffing te voorkomen heeft Nederland daarom met veel landen verdragen afgesloten. In deze verdragen is opgenomen op welke wijze de belastingen en sociale verzekeringspremies van beide landen op elkaar afgestemd zijn. Indien in het ene land sociale zekerheidspremie moet worden afgedragen en in het andere belasting of indien in allebei de landen belasting moet worden afgedragen, dan komt de zogenaamde schaduwpayroll in beeld.
Als de medewerker in Nederland op de loonlijst staat en daar sociaal verzekerd is, maar hij of zij ook werkt in Duitsland, dan kan het zijn dat in Duitsland belasting moet worden afgedragen. Om de juiste afdrachten te bepalen is dus een payroll in Nederland nodig, maar ook een payroll in Duitsland.
Let wel dat het loonbegrip (wat moet worden verstaan onder ‘loon’) niet 100% gelijk is in alle landen. Zo kan een auto van de zaak in het ene land tot een totaal ander salaris (‘bijtelling’) leiden dan in het andere land.
Bij een internationale salarisadministratie is het van groot belang om de juiste afdrachten richting de betrokken Belastingdiensten te doen, zodat men achteraf niet voor verrassingen komt te staan. Het is bijzonder vervelend als achteraf blijkt dat in het verkeerde land belasting of sociale verzekeringspremies zijn afgedragen. Ten eerste zal er dan alsnog moeten worden afgedragen in het juiste land en ten tweede is het niet altijd even makkelijk om in het andere land onterecht afgedragen bedragen terug te krijgen,
Een schaduwpayroll wordt op de achtergrond van de reguliere payroll uitgevoerd. Dit houdt in dat de schaduwpayroll alleen is bedoeld voor het berekenen van de juiste inhoudingen en betalingen van de afdrachten loonheffingen in het andere land. Er worden geen feitelijke betalingen aan de werknemer gedaan uit de schaduwpayroll. De verrekening van de inhoudingen gebeuren in de reguliere payroll van de medewerker of komen voor rekening van de werkgever.
Wanneer een medewerker vanuit Duitsland naar Nederland wordt uitgezonden, moet voor de Nederlandse (schaduw)payroll eerst bepaald worden welke loon-elementen worden opgenomen in de Nederlandse payroll. Daarna wordt aan de hand van de travel calender bepaald hoeveel dagen de medewerker in een specifieke maand in Nederland heeft gewerkt en dus hoeveel inkomen toerekenbaar is aan de Nederlandse werkdagen. Op basis hiervan wordt bepaald welke inhoudingen en afdrachten gedaan moeten worden in Nederland. Let wel: er zal geen uitbetaling aan de werknemer worden gedaan op basis van de Nederlandse loonstrook, omdat hij al in Duitsland op de loonlijst staat en vanuit die loonlijst zijn reguliere salaris zal ontvangen. Daarbij is overigens wel van belang of er met de medewerker een nettoloonafspraak of een brutoloonafspraak is gemaakt.
In de aangifte loonheffingen wordt deze medewerker gemeld bij de Belastingdienst. Het is dus van belang dat er een burgerservicenummer (BSN) aanwezig is, zodat er geen anoniementarief hoeft worden toegepast op het in Nederland belastbare loon.
In de volgende situaties kan een schaduw payroll noodzakelijk zijn:
De documenten die van belang zijn van het correct voeren van de schaduw payroll:
Het voeren van een schaduw payroll en het aanvragen van diverse documenten die van belang zijn in het kader hiervan is vaak complex en vereist specifieke kennis. Wij kunnen ondersteunen bij zowel het plannen van de uitzending, het aanvragen van de diverse documenten en het uitvoeren van de schaduw payroll.
Indien je vragen hebt met betrekking tot de schaduw payroll of andere Global Mobility Services, neem dan contact op met ons team Global Mobility Services.
Laten we snel kennismaken!
