Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De werkkostenregeling is een fiscale regeling die sinds 2015 verplicht is voor alle werkgevers. Onder de werkkostenregeling mag je onbelast vergoedingen geven aan je werknemers. Denk aan sportabonnementen of kerstpakketten. Wat zijn de haken en ogen van de werkkostenregeling? En wat zijn de kansen voor jou als werkgever?  

Wat is de werkkostenregeling (WKR regeling)?

Binnen deze regeling is het voor werkgevers mogelijk om onbelaste vergoedingen aan werknemers te verstrekken. Wanneer het totaal van de onbelaste vergoedingen die aan de werknemers worden verstrekt binnen de zogenoemde vrije ruimte blijft hoeft hier geen belasting (eindheffing) over te worden betaald, door dewerkgever.

De vrije ruimte binnen de werkkostenregeling wordt als volgt opgebouwd voor het jaar 2024:
Tot een loonsom van € 400.000,- is 1,92% van de loonsom de vrije ruimte, wanneer de loonsom boven de € 400.000,- is bouw je over het meerdere 1,18% vrije ruimte op.  

Mochten de onbelaste vergoedingen boven de opgebouwde vrije ruimte komen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over dat meerdere. Deze eindheffing dient uiterlijk in het 2de tijdvak van het volgende kalenderjaar te zijn aangegeven richting de belastingdienst.  

Gerichte vrijstellingen

Het doel van de werkkostenregeling was om de bestaande regels te vereenvoudigen. Echter is een nog een uitzondering: de gerichte vrijstellingen. Dit betreffen bijvoorbeeld zakelijke reiskosten, tijdelijke verblijfskosten en kosten van maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.

Voorwaarden voor gerichte vrijstellingen

Als werkgever dien je vooraf de vergoeding of verstrekking te hebben aangewezen. Zonder aanwijzing geldt geen vrijstelling. Voor het aanwijzen geldt een vrije bewijsleer, en moet je aannemelijk maken dat je hebt aangewezen.

Wat zijn gerichte vrijstellingen?

• Verklaring omtrent gedrag (VOG)
• Reiskostenvergoedingen (tot € 0.23 per km)
• Abonnementen voor openbaar vervoer
• Verblijfskosten voor tijdelijke werkzaamheden elders
• Zakelijke etentjes met een klant
• Kosten van cursussen of congressen
• Kosten outplacement
• Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavond/dienstreizen
• Maaltijden in kantines, let op hiervoor gelden normbedragen
• Studiekosten
• Producten uit eigen bedrijf (maximum 20% korting van de waarde in de winkel, met een maximum van € 500,- per kalenderjaar)
• Studiekosten en vakliteratuur
• Gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen. (let op hier geldt het noodzakelijkheidscriterium)

Wat is noodzakelijkheidscriterium?

Wanneer een vergoeding of verstrekking voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium betreft het geen belastbaar loon. Iets is noodzakelijk als het in redelijkheid noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Zonder deze gereedschappen, computer en /of mobiele communicatiemiddelen is de werknemer niet in staat om zijn werkzaamheden naar behoren uit te voeren. Het criterium is hierdoor een open norm welke op huidige maar ook toekomstige situaties kan worden toegepast. Er dient ten eerste te worden uitgegaan van het oordeel van de werkgever, zijn betrokkenheid en verantwoordelijkheid moet blijken uit het feit dat hij de kosten van de verstrekking/vergoeding voor zijn rekening neemt en deze niet verhaalt op de werknemer.  

Nihilwaarderingen

We hebben het hier over een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, maar hierbij op NIHIL of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat hierbij om werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden verstrekt.

Nihilwaarderingen gelden enkel voor verstrekkingen in natura en dus niet voor verstrekkingen in geld.

Welke nihilwaarderingen zijn er?

• Arbovoorzieningen
• Mogelijkheid tot fitness op de werkplek
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
• Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de woning van de werknemer
• OV kaart en voordeel urenkaart, welke mede zakelijk wordt gebruikt
• Arbovoorzieningen op de werkplek
• Arbovoorzieningen buiten de werkplek (zoals medische keuring of Corona sneltest)
• Werkkleding die aantoonbaar op de werkplek achterblijft of enkel geschikt is om tijdens het werk te dragen (overall / uniform)
• Werkkleding met bedrijfslogo van tenminste 70 vierkante centimeter
• Gereedschappen die op het werk blijven
• Mobiele telefoon of smartphone met een zakelijke gebruik van tenminste 10%
• Computers, laptops, mits zakelijke gebruik van tenminste 90%

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer in feite voor de werkgever voorschiet. Deze zijn onbelast. Intermediaire kosten zijn bijvoorbeeld, representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeven van klanten / externe relaties en kosten van de auto van de zaak (parkeergeld, wassen van de auto).

Welke kosten vallen wel binnen de vrije ruimte?

• Kerstpakketten en kleine andere geschenken (bijvoorbeeld een chocolade letter)
• Parkeer – veer en tolgelden bij eigen auto
• Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
• Werkruimte bij de werknemer thuis
• Rentevoordeel van een personeelslening
• Kosten voor het reizen boven de normbedragen, bijvoorbeeld kilometervergoeding boven de € 0.23 per kilometer
• Personeelsfeesten en personeelsreizen
• Contributie van personeelsvereniging

Wil je meer weten over de werkkostenregeling en hoe je hier als werkgever optimaal gebruik van kunt maken? Of heb je andere vragen over de WKR of payroll? Vul dan het contactformulier hieronder in. We nemen binnen één werkdag contact met je op.