De kracht van payroll data-analyse

Lees direct verder;

• Digitalisering van de salarisadministratie
• Inzicht in salarisadministratiedata: rapportagemogelijkheden
• Payroll Data-analyse voor meer inzicht en fout controle
• Payroll Data-analyse voor je bedrijfsstrategie
• Salarisadministratie uitbesteden

Salarisadministratie bevat een schat aan informatie. Met de juiste software wordt deze informatie niet alleen toegankelijker en makkelijker uit te lezen, maar met payroll data-analyse kunnen ook inzichten worden verkregen die van groot strategisch belang kunnen zijn voor je bedrijf.

Bedrijven die hun loonadministratie voeren bij Crowe Peak kunnen gebruik maken van dergelijke software. Door analyse van de eigen loonadministratie en die van concurrenten kunnen strategische keuzes gemaakt worden over operationele activiteiten, kunnen budgettaire voorspellingen gedaan worden en kan het beste beloningsbeleid bepaald worden.

Digitalisering van de salarisadministratie

De beloning van werknemers is een grote kostenpost voor bedrijven. Gemiddeld bestaat 50% tot 70% van de totale bedrijfskosten uit loon. Voor een correcte beloning moet er rekening gehouden worden met een groot aantal details van het personeel. Dit betreft onder meer gewerkte uren, het aantal uren opgenomen ziekteverlof, niet-financiële beloningen (zoals een auto van de zaak), en eventueel toepasbare subsidies. Tegelijkertijd moet de beloning ook zeer nauwkeurig gebeuren – en niet alleen om boetes te voorkomen. Niet op tijd of een verkeerd bedrag uitbetalen kan namelijk al gauw tot grote frustratie bij werknemers leiden.

Digitalisering van de loonadministratie heeft ervoor gezorgd dat de uitkering van het salaris op een eenvoudigere en meer gecentraliseerde manier kan worden bijgehouden. Goede software, zoals de software waar Crowe Peak gebruik van maakt, maakt het mogelijk om niet alleen overzichtelijke rapporten op te stellen van de beloning van de werknemers, maar ook van andere belangrijke details.

Het overzichtelijker presenteren van data is echter niet hetzelfde als data-analyse. Met de payroll-data-analyse die Crowe Peak ook aanbiedt, wordt de loonadministratie naar een hoger niveau getild. Ten eerste kan met de kracht van data-analyse dieper ingegaan worden op de informatie van jouw werknemers en kunnen inzichten worden gegenereerd. Ten tweede kan de data van jouw bedrijf aan data van andere bedrijven worden gekoppeld. Hierdoor kunnen economische trends en patronen worden gesignaleerd en kunnen onderbouwde keuzes voor de toekomst worden gemaakt.

Inzicht in salarisadministratie data: rapportagemogelijkheden

Met de software van Crowe Peak kunnen gemakkelijk allerlei analyses op de data uit je loonadministratie worden losgelaten. Dit zorgt ervoor dat je gemakkelijk en snel rapportages kunt opvragen over de volgende onderwerpen:

• de werkelijke kosten per werknemer, inclusief pro forma berekeningen.
• de impact van de WAB op de loonkosten per type contract. Op basis van de WAB, of ‘Wet arbeidsmarkt in balans’, betalen werkgevers sinds 1 januari 2020 een lagere WW-premie voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een tijdelijk contract. Anderzijds geldt dat tijdelijke werknemers verplicht betere arbeidsvoorwaarden genieten dan voorheen. Met de software van Crowe Peak zie je of het voor jouw organisatie vanuit loonkostenperspectief meer loont om met vaste contracten te werken, of juist met tijdelijke.
• LIV- en LKV-subsidies. Voor deze subsidies voor laagbetaalde werknemers of werknemers die lastig aan een baan komen, maakt de Belastingdienst ieder jaar een inschatting op welk bedrag bedrijven waarschijnlijk recht hebben. Met de software van Crowe Peak kan deze inschatting gecontroleerd worden om in te zien of eventueel bezwaar moet worden aangetekend. Ook kan gedurende het jaar het aantal werkelijk verloonde uren gecontroleerd worden.
• Aflopende contracten met het oog op de aanzegverplichting. Wanneer je werknemers van wie het contract bijna afloopt niet tijdig informeert over het vervolg van het dienstverband, moet je een boete betalen. Onze software signaleert onmiddellijk waar eventuele risico’s op dit gebied liggen.
• Uitgebreide werknemersinformatie van alle werknemers naast elkaar. Dit kan nuttig zijn wanneer meerdere entiteiten binnen één onderneming worden samengevoegd en je wil dat alle arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd worden. Daarnaast kan er op basis van een dergelijke rapportage makkelijk worden gezien of de loonadministratie op orde is qua wet- en regelgeving. De impact van nieuwe wet- en regelgeving wordt hiermee ook eenvoudig inzichtelijk gemaakt.

Combineer payroll-data-analyse voor diepere inzichten en om fouten op te sporen

Met onze salarisadministratiesoftware kunnen ook diepere inzichten in een organisatie verkregen worden door de bovengenoemde informatie te combineren. Met data-analyse koppel je bijvoorbeeld de informatie over het aantal betalingen, het aantal betaalden en de bedragen met andere details van je werknemers, zoals de gewerkte uren, leeftijd, woonplaats etcetera.

Door bovenstaande aanpak worden trends zichtbaar. Een voorbeeld: de kostprijs per werknemer in een organisatie is de afgelopen jaren omhoog gegaan, maar na data-analyse blijkt dat dit met name voor werknemers die veraf wonen geldt. Hierop wordt het reiskostenbeleid aangepast, omdat dit te riant blijkt te zijn geworden naar de huidige omstandigheden. Een ander voorbeeld: een bepaalde leeftijdsgroep lijkt achter te lopen in productiviteit, waarna geconcludeerd wordt dat zij een extra training moeten volgen om beter bekend te raken met een nieuw systeem dat sinds kort in het bedrijf wordt gebruikt. Op deze manier kan de data uit de loonadministratie goud waard worden.

Een ander punt waarop data-analyse de loonadministratie naar een hoger niveau brengt, is het vermogen om onlogische waardes op te sporen. Data-analyse kan bijvoorbeeld terugkerende fouten blootleggen en de reden daarvan achterhalen. Als fouten in een ander kantoor op bepaalde tijden van het jaar de neiging hebben om toe te nemen, moeten de vakantieschema’s misschien bekeken worden of workflows worden aangepast om het personeel en de verantwoordelijkheden te verdelen.

Een laatste voordeel van data-analyse in de loonadministratie is dat het je in staat stelt vergelijkingen te maken met andere bedrijven in je marktsegment. Crowe Peak heeft een grote database van de loonadministratie van klanten. Via de door ons gebruikte software kan informatie – volledig geanonimiseerd – worden bekeken van andere bedrijven in het marktsegment. Zo kunnen er economische trends worden gesignaleerd, zoals het ruimer of krapper worden van de arbeidsmarkt, of hoe bepaalde kostenposten zoals verloning zich verhoudt met andere bedrijven.

Payroll Data-analyse voor het bepalen van bedrijfsstrategie

Met bovengenoemde toepassingen kan data uit loonadministratie gebruiken worden voor het nemen van beslissingen en het maken van voorspellingen die belangrijk zijn voor de strategie van bedrijven. Hieronder noemen we enkele bedrijfskeuzes waarin data-analyse een sturende rol kan spelen.

Operationele keuzes

Inzicht in de werkelijke kosten per werknemer zijn essentieel om in kaart te brengen of uitbreiding van operationele activiteiten daadwerkelijk loont. Trends bij andere bedrijven kunnen ook keuzes helpen maken over wanneer het beste moment is om uit te breiden. Op die manier helpt de software bij het kiezen van de meest effectieve groeistrategie. Inzicht in de kostprijs per werknemer is ook relevant bij het bepalen van het uurtarief van je bedrijf of het uurtarief een werknemer die gedetacheerd wordt. Ook wordt inzicht verschaft in de efficiëntie van bepaalde afdelingen. Door vergelijking met andere bedrijven kan worden gezien of bepaalde afdelingen, waaronder HR, misschien wel meer kosten dan gebruikelijk.

Budgettaire voorspellingen en cashflow

Het gebruik van payroll-software kan ook helpen bij budgettering en het voorspellen van de cashflow. Data-analyse geeft inzicht in de personeelscapaciteit om een beter inzicht te krijgen in de potentiële kosten van het inhuren van nieuwe werknemers versus het betalen van overuren van bestaande; fiscale of compliance-implicaties en investeringsmogelijkheden. Ook dit is relevant voor het opstellen van een groeistrategie.

Salaris- en compensatiemanagement

De juiste compensatie geven voor werknemers is een groot onderdeel van salarisadministratie en HR. Als het loon te hoog is, betekent dit dat meer uitgeven wordt dan nodig. Ook kunnen onrealistische verwachtingen gewekt worden voor loonsverhogingen in de toekomst. Dat kan leiden tot ontevredenheid bij de werknemers, een slechte betrokkenheid en een hoog verloop. Te laag salaris laat een werknemer niet voldoende gewaardeerd voelen en zorgt voor overloop naar concurrenten. Door data-analyse kun je zien wat concurrenten betalen.

Crowe Peaks data-analysetool neemt allerlei belangrijke elementen mee van de werknemers, zoals:

• verantwoordelijkheid;
• geografische locatie;
• opleidingsniveau; en
• aantal jaren ervaring.

Gratis salarisvergelijkers, zoals Glassdoor of Indeed, nemen deze factoren niet mee. Bovendien zijn er nog een tweetal andere problemen te noemen met deze websites. De juistheid van de informatie staat of valt bij de oprechtheid van de werknemer, die zelf het salaris opgeeft. Daarnaast is de data incompleet omdat alleen bepaalde werknemers besluiten hun informatie te delen. Mogelijk betreft dit vooral werknemers die blij zijn met een extra hoog salaris, wat de juistheid belemmert.

Salarisadministratie uitbesteden aan Crowe Peak

Bij een samenwerking met Crowe Peak krijg je toegang tot de eindeloze mogelijkheden die de software waarmee we werken biedt. Deze software is normaal gesproken prijzig, maar via Crowe Peak kun je hier tegen een gereduceerd tarief gebruik van maken.

Crowe Peak heeft bovendien een ervaren team dat graag de loonadministratie voor zijn rekening neemt. Mede vanwege de software zijn wij zeer goed in staat om risico’s en fouten in de loonadministratie op te sporen. Daarnaast hebben we uitgebreide ervaring in het leveren van salarisanalysediensten voor sectoren die zich uitstrekken over verschillende branches. Van IT tot productie hebben we payroll-oplossingen geleverd voor uiteenlopende vereisten. Hierdoor kunnen we altijd de meest op maat gemaakte salarisanalyses leveren.

Gegevensbescherming en payroll data analyse

Iedere HR-afdeling behandelt zeer gevoelige gegevens. De gegevensbeveiliging van Crowe Peak voldoet aan de strengste beveiligingsnormen. Ook worden individuele werknemers en consumenten geanonimiseerd om hun privacy te beschermen. Veiligheid staat bij ons voorop.

Meer weten?

Meer weten over de mogelijkheden van payroll data-analyse en payroll dashboarding in jouw salarisadministratie? Neem dan vrijblijvend contact op met onze specialisten.