Wat je moet weten over de ondernemingsraad 

Weet wat de OR doet, en wat je ermee moet 

Veel ondernemers kennen de bevoegdheden van de ondernemingsraad (“OR”) niet. Dit kan tot nare verassingen leiden. Bijvoorbeeld als de OR niet om instemming is gevraagd voor het nieuwe GPS-volgsysteem, en vervolgens de investering moet worden teruggedraaid. De lijst met onderwerpen waarbij “je wat moet met de OR”, is best lang. Zijn ze bij jouw organisatie allemaal bekend?  

De Ondernemingsraad: een introductie  

Allereerst, wat is een ondernemingsraad eigenlijk? En wat zijn de belangrijkste functies van dit orgaan? Een ondernemingsraad (“OR”) is een formeel overlegorgaan binnen een bedrijf of organisatie dat als taak heeft de belangen van de werknemers te behartigen. Het is daarmee een belangrijk middel voor medezeggenschap van werknemers en heeft als doel om de arbeidsomstandigheden te verbeteren en de werknemers te vertegenwoordigen in de besluitvorming van het bedrijf. 

De OR is samengesteld uit gekozen werknemers die de belangen van het personeel vertegenwoordigen. Zij hebben een wettelijke bevoegdheid om advies te geven en instemming te verlenen over belangrijke besluiten van de werkgever, zoals bijvoorbeeld de reorganisatie van een afdeling of veranderingen in de arbeidsvoorwaarden. 

Een goed functionerende OR kan bijdragen aan een betere samenwerking tussen werkgever en werknemers, een hogere mate van betrokkenheid van werknemers en het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Door actief deel te nemen aan de besluitvorming kunnen werknemers hun stem laten horen en invloed uitoefenen op de gang van zaken binnen het bedrijf. 

Ben jij op de hoogte van de rechten van de OR

Of twijfel je? Neem contact op.

Bel ons

Wanneer is een ondernemingsraad (“OR”) verplicht?  

Een ondernemingsraad heeft dus veelal een positive invloed op de verhouding tussen management en personeel. Maar, is een ondernemingsraad (OR) ook verplicht? En zo nee, zijn er alternatieven voor de ondernemingsraad voor bedrijven die niet verplicht zijn een OR in te stellen?  

Een OR is in Nederland in beginsel verplicht voor ondernemingen met ten minste 50 werknemers. De OR heeft als doel om de belangen van werknemers te behartigen en heeft daarbij bepaalde wettelijke rechten en bevoegdheden. In sommige gevallen kan een OR ook verplicht worden gesteld bij een kleinere onderneming, bijvoorbeeld wanneer deze deel uitmaakt van een concern met in totaal meer dan 50 werknemers. Daarnaast kan ook de cao verplicht stellen dat er een OR moet worden ingesteld, zelfs als er minder dan 50 werknemers zijn. Ben je benieuwd of een OR verplicht is voor jouw organisatie? Neem contact op met de arbeidsrechtspecialisten van Crowe Peak.  

Als er geen OR is of benodigd is in een onderneming, kunnen overigens ook andere vormen van personeelsvertegenwoordiging worden opgericht. Deze vertegenwoordiging heeft minder bevoegdheden dan een OR, maar kan wel bepaalde zaken bespreken met de werkgever. Alles over de verschillen tussen deze informelere organen en de OR lees je hieronder.

OR vs. personeelsvertegenwoordiging vs. personeelsvergadering 

Personeelsvergadering (PVG) 

Ook als jullie niet verplicht zijn een OR in te stellen, dan nog bestaan er verplichtingen onder de Wet op de Ondernemingsraden. Dat begint met de “personeelsvergadering” (“PVG”), een bijeenkomst met het personeel. Er moet een PVG gehouden worden als in de onderneming in de regel minimaal 10 maar minder dan 50 personen werkzaam zijn en er geen OR of personeelsvertegenwoordiging (“PVT”) is ingesteld. 

Als ondernemer bent je verplicht ten minste twee keer per jaar een PVG bijeen te roepen. Tijdens de vergadering bespreek je met de medewerkers “aangelegenheden, de onderneming betreffende, […] ten aanzien waarvan de ondernemer of in de onderneming werkzame personen overleg wenselijk achten”. Je geeft dus de ruimte voor bespreking van zaken die door de organisatie en de medewerkers belangrijk worden gevonden. De wet stelt verplicht dat  tijdens een van deze vergaderingen ook de algemene gang van zaken en de jaarstukken besproken worden met de medewerkers. 

De personeelsvergadering moet ook worden bijeengeroepen wanneer ten minste één vierde van het personeel daarom gemotiveerd verzoekt. Let op: de PVG heeft adviesrecht over een voorgenomen besluit dat kan leiden tot verlies van de arbeidsplaats of tot een belangrijke verandering van de arbeid, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden van tenminste een vierde van de in de onderneming werkzame personen. Dit zijn dus punten die hoe dan ook geagendeerd moeten worden. Meer weten over dit adviesrecht? Onze specialisten staan je graag te woord. Klik hier voor het maken van een afspraak.  

Personeelsvertegenwoordiging (PVT) 

Als er in jullie onderneming in de regel minimaal 10 maar minder dan 50 personen werken, kan je ook een personeelsvertegenwoordiging instellen. Je bent hiertoe verplicht als een meerderheid van de werknemers hierom vraagt. Als voordelen van een PVT ten opzichte van een PVG worden genoemd efficiënt overleg en het creëren van draagvlak voor belangrijke beslissingen van het management. De PVT bestaat uit minimaal drie personen, die rechtstreeks zijn gekozen uit in de onderneming werkzame personen. 

De PVT heeft verschillende rechten: 

• Instemmingsrecht: op het gebied van arbeidstijdenregeling, regelingen inzake arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid, en een klokkenluidersregeling; 

• Adviesrecht: voorgenomen besluiten tot het afstoten van arbeidsplaatsen, belangrijke veranderingen van de arbeid, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden van ten minste 25% van de in de onderneming werkzame werknemers (tenzij in een cao daarover reeds dwingende regels zijn opgenomen); en  
  
• Recht op alle informatie: die de PVT voor de uitvoering van haar taak nodig heeft. 

Als ondernemer ben je verplicht met de PVT in overleg te treden over de arbeidsvoorwaarde “pensioen”, indien de personeelsvertegenwoordiging daartoe een met redenen omkleed verzoek doet. Ook verstrekt de ondernemer algemene gegevens over het gevoerde en te voeren sociale beleid aan de PVT. Zorg er dus ook voor dat je periodiek een agendeert om de PVT te informeren. 

Ondernemingsraad 

Het instellen van een ondernemingsraad is dus verplicht als er in de regel meer dan 50 in de onderneming werkzame personen zijn. Het is hierbij niet van belang wat de omvang van de arbeidstijd van deze werknemers is.  

Onze specialist staat voor je klaar

Plan een gratis call met een van onze experts en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.

Joachim Eendebak

Head of Legal

Een ondernemingsraad instellen, hoe doe je dat? 

Uit de wet volgt dat de werkgever onder voorwaarden verantwoordelijk (en aansprakelijk!) is voor het “hebben” van een OR. Als werkgever kan je dus niet naar de medewerkers wijzen als er geen OR is. “Dan hadden de werknemers maar een OR moeten oprichten” gaat je niet helpen. Ook al kunnen de medewerkers wel het voortouw nemen, het is zaak om het er niet op aan te laten komen.  

Als organisatie met een instellingsverplichting kan je dus het beste zelf het initiatief nemen. De eerste stap is daarin dat jullie jezelf goed informeren over wat een OR precies is en wat je ervan kan verwachten (het lezen van dit artikel is daarin een goede start). Een logische tweede stap in de goede richting is het instellen van een “projectgroep” of  “voorbereidingscommissie”. Hebben jullie hierbij hulp nodig van een adviseur? Neem gerust contact met op met de specialisten van Crowe Peak. Ben je meer in de oriënterende fase? Lees dan verder voor een stapsgewijze route richting een OR.  

De voorbereiding: de voorbereidingscommissie  

In de opmaat naar het instellen van een OR dient een voorbereidingscommissie te worden opgericht. De voorbereidingscommissie heeft als belangrijkste taak de vormgeving van de ondernemingsraad door het opstellen van een voorlopig OR-reglement. Dit is een wettelijk verplicht document. Het minimum aantal OR-leden is drie ( bij ondernemingen tot 50 werknemers). Het minimumaantal leden van de ondernemingsraad neemt toe naarmate de onderneming groter is. De wet bevat uitgebreide regels over de inhoud van het OR-reglement, en over de wijze van verkiezing en invulling van vacatures. Een OR heeft meestal ook commissies. Dit zijn “vaste commissies”, “onderdeelcommissies” en “voorbereidingscommissies”. 

• Een vaste commissie houdt zich bezig met een specifiek onderwerp, zoals bijvoorbeeld een arbeidsomstandighedencommissie. 
• Een onderdeelscommissie is een commissie die verbonden is aan een organisatieonderdeel, zoals een regio. 
• Een voorbereidingscommissie komt bijeen voor een specifieke taak, zoals een reorganisatie. 

Heeft jullie voorbereidingscommissie advies nodig? Of wil je meer weten over het oprichten van een voorbereidingscommissie en daarna een OR? Crowe Peak geeft graag advies.  

De uitvoering: de overlegvergadering 

Het is zover! De eerste vergadering met jullie OR gaat plaatsvinden. Een spannend en belangrijk moment. Vanaf nu zullen jullie minimaal twee keer per jaar bij elkaar komen. Een dergelijk halfjaarlijks officieel overleg tussen de ondernemingsraad en de ondernemer (c.q. het bestuur van de onderneming) vindt plaats in de zogenoemde “overlegvergadering”. In deze overlegvergaderingen wordt de “algemene gang van zaken” besproken. Ook moet de ondernemer de onderwerpen bespreken waarvoor hij een besluit in voorbereiding heeft dat instemmingsplichtig of adviesplichtig is (zie hierna). Verder is een overlegvergadering ook verplicht als de OR (of de ondernemer) hierom verzoekt. Informeel overleg – buiten de overlegvergaderingen om – is ook mogelijk, maar tijdens informeel overleg kunnen geen besluiten worden genomen. 

Wat moet je voorleggen aan de OR? 

Instemmingsrecht 

Het instemmingsrecht is de meest verregaande bevoegdheid van de OR. Het bestuur van de betreffende onderneming kan zonder instemming van de ondernemingsraad geen uitvoering geven aan besluiten waarvoor het instemmingsrecht geldt. 

Het instemmingsrecht geldt – samengevat – voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen die gaan over de volgende onderwerpen: 

1. Pensioen; 
2. Werktijden en vakantie; 
3. Belonings- en functiewaarderingssystemen; 
4. Arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim en re-integratiebeleid; 
5. Aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;; 
6. Opleiding; 
7. Beoordeling; 
8. Bedrijfsmaatschappelijk werk; 
9. Werkoverleg; 
10. Behandeling van klachten 
11. Privacy: verwerking persoonsgegevens werknemers; 
12. Personeelsvolg- of controlesystemen; en  
13. Klokkenluiders. 

Over elk van deze categorieën is veel meer te vertellen. We beperken ons hier echter tot de belangrijkste zaken. Meer weten over het instemmingsrecht van de OR in het licht van één van bovenstaande onderwerpen? Neem contact op met de juristen van Crowe Peak.  

Primaire arbeidsvoorwaarden, zoals de hoogte van het loon, vallen niet onder het instemmingsrecht. Ook bijvoorbeeld een wijziging van een regeling over de onkostenvergoeding valt er niet onder. Dit kan verwarrend zijn, omdat het een beloningssysteem volgens de wet wél onder het instemmingsrecht valt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een functiegebouw met salarisschalen. Belangrijk is om te weten dat een besluit genomen zonder instemming van de OR, ongeldig is. De OR kan dan de nietigheid van het besluit. Dit betekent dan dat het besluit en de gevolgen daarvan ongedaan (moeten) worden gemaakt. 

Het instemmingsrecht en het adviesrecht gaan over “voorgenomen besluiten”. Een “voorgenomen besluit” is een concreet voornemen om een besluit te nemen dat gevolgen heeft voor de werknemers. Een pilotproject kan hier ook onder vallen. Verder kan ook een (bestendige) gedragslijn van het bestuur onder het instemmingsrecht vallen. Bijvoorbeeld het gedurende meerdere jaren geen gevolg geven aan een bestaande winstdelingsregeling. Een besluit over een individuele medewerker valt niet onder advies- en instemmingsrecht. Het gaat om besluiten die zien op een groep of alle medewerkers. Als een cao al een uitputtende regeling bevat voor een onderwerp, valt dat onderwerp niet meer onder het instemmingsrecht. 

Adviesrecht 

De OR heeft ook een adviesrecht. Dit ziet – samengevat – op voorgenomen besluiten die zien op de organisatie van de onderneming, zoals:  

1. overdracht van zeggenschap over de onderneming of een onderdeel daarvan; 

2. het aangaan of wijzigen van de zeggenschap over een andere onderneming, een duurzame samenwerking (joint-venture) of een financiële deelneming 

3. beëindiging van werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel 

4. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming 

5. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming 

6. wijziging van de vestigingsplaats van de onderneming; 

7. het groepsgewijs werven of inlenen van arbeidskrachten; 

8. het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming; 

9. het aantrekken van belangrijk krediet ten behoeve van de onderneming; 

10. het verstrekken van belangrijk krediet en het stellen van zekerheid voor belangrijke schulden van een andere ondernemer, tenzij dit geschiedt in de normale uitoefening van werkzaamheden in de onderneming; 

11. invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening; 

12. het treffen van een belangrijke maatregel in verband met het milieu; 

13. vaststelling van een regeling met betrekking tot het eigenrisicodragerschap bij ziekte of arbeidsongeschiktheid; 

14. het verstrekken van een adviesopdracht aan een deskundige met betrekking tot een adviesplichtig besluit; of 

15. benoeming of ontslag van een bestuurder. 

Het gaat dus om “belangrijke” besluiten. Dat wil zeggen: niet-alledaagse besluiten met belangrijke gevolgen.  

Het advies moet ten minste zo ver van te voren worden gevraagd, dat het advies “van wezenlijke invloed” kan zijn op het te nemen besluit. De termijn waarop advies wordt gevraagd moet dus lang genoeg zijn. Houd dus rekening met een termijn van weken of maanden, niet dagen. Dit betekent verder ook dat een adviesaanvraag van het bestuur aan de OR moet worden beargumenteerd. Ook moet de documentatie worden meegestuurd die de OR in staat stelt om een advies uit te brengen. Alle te verwachten (belangrijke) gevolgen van het besluit – zoals gevolgen voor het personeel – moeten worden beschreven. 

Initiatiefrecht 

Houd er verder rekening mee dat de OR ook een initiatiefrecht heeft. Dit betekent dat de OR zelf schriftelijk en gemotiveerd voorstellen kan doen over een zelf gekozen onderwerp. De ondernemer moet dan over het voorstel overleg plegen met de OR, en er vervolgens schriftelijk en gemotiveerd op reageren. 

Informatierecht 

Tot slot heeft de OR op een aantal zaken een informatierecht. Het voert te ver om de specifieke zaken waar het om gaat hier allemaal te bespreken. Als werkgever dien je tenminste te weten dat de OR een algemeen informatierecht heeft. De ondernemer is daarmee verplicht desgevraagd aan de ondernemingsraad en aan de commissies van die raad tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die deze voor de vervulling van hun taak redelijkerwijze nodig hebben. De inlichtingen en gegevens worden op verzoek schriftelijk verstrekt. 

Welke rechten hebben OR-leden?  

Zoals je misschien al wist, hebben OR-leden ontslagbescherming. Het OR-lidmaatschap mag ook geen nadelige gevolgen hebben voor promotiekansen en dergelijke. Houd er ook rekening mee dat een OR-lid ook in staat moet worden gesteld om zijn/haar functie uit te oefenen. Dat betekent ook het voorbereiden en deelnemen aan vergaderingen onder werktijd. Zonodig moet het OR-lid worden vrijgsteld van werk.  

Verder moeten de kosten van de ondernemingsraad worden betaald door de ondernemer. Hieronder vallen ook redelijke (externe) advieskosten. Ook (redelijke) opleidingskosten van OR-leden vallen hieronder.

Crowe Peak voor alle vragen over ondernemingsraden, PVT en PVG

Uit bovenstaande blijkt dat een ondernemingsraad instellen en een correct OR-beleid voeren veel om het lijf heeft. Des te belangrijker is het dat je hier als ondernemer, management of HR-directeur serieus werk van maakt. Uiteraard is begrijpelijk dat je deze klus niet alleen wil of kan klaren. Daarom staan er bij Crowe Peak enthousiaste arbeidsrechtsexperts klaar om je hierin bij te staan. Wil je dus meer weten over de rechten en plichten van en ten opzichte van de OR? Wil je praktische ondersteuning in de vorm van het opstellen van standaarddocumentatie of het ontwerpen van een OR-structuur? Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws over ondernemingsraden en de rechtspraak over dit onderwerp? Neem dan contact op of abonneer je op onze nieuwsbrief.