Kan ik mijn medewerker ontslaan? Hoe regel ik ontslag?
En welke voorwaarden gelden voor ontslag?
Wat te doen als een werknemer onvoldoende presteert of zichzelf misdraagt? In sommige situaties is het mogelijk een werknemer op staande voet te ontslaan als zijn/haar gedrag hier aanleiding voor geeft. Is deze dringende reden er onvoldoende, dan is ontslag mogelijk met instemming van de werknemer, of door ontbinding bij de rechter. In dit artikel bespreken we de belangrijkste voorwaarden voor ontslag.
Ontslag om economische redenen of bij ziekte
Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom je een arbeidsverhouding zou willen ontbinden. Twee van de meest voorkomende redenen zijn (i) economische redenen binnen het bedrijf en (ii) ziekte van de werknemer. Over deze eerste reden dient te worden opgemerkt dat in dat geval altijd een ontslagvergunning van het UWV benodigd is. Dit geldt ook voor reden nummer twee: na twee jaar ziekte is het mogelijk een dergelijke vergunning aan te vragen.
Omdat de procedures bij het UWV bij ziekte of herstructurering complex en uitgebreid zijn, wordt in dit artikel verder alleen de nadruk gelegd op redenen voor ontslag die te maken hebben met zaken als een verstoorde arbeidsverhouding en disfunctioneren van een werknemer.
Dossier als uitgangspunt
Hét uitgangspunt voor een goede ontslagprocedure is het personeelsdossier. Een medewerker ontslaan is in Nederland namelijk niet gemakkelijk. Ook niet wanneer er sprake is van (evident) disfunctioneren of conflict. De positie van de werknemer is nu eenmaal heel sterk. De meeste medewerkers weten dit, en zullen niet aarzelen een advocaat in te schakelen. Het proces wordt dus al snel juridisch. Om deze reden is het in alle gevallen heel belangrijk dat schriftelijk wordt bijgehouden wat de stappen in het proces zijn geweest. Dit betekent dat er een dossier nodig is om bewijs te leveren voor de redenen voor ontslag van de werknemer. Een dergelijk dossier betekent echter nog geen linea recta weg tot een succesvol ontslag. Daarvoor is niet alleen een dossier nodig, maar ook het bewandelen van de juiste route en het aandragen van de juiste gronden voor ontslag. Welke paden en welke gronden er ter beschikking van werkgevers zijn wordt hieronder nader toegelicht.
Ontslag op staande voet
Een ontslag op staande voet betekent dat een werknemer met onmiddellijke ingang wordt ontslagen. Dit betekent dat de werknemer geen dag langer in dienst is, en ook niet langer loon zal ontvangen. De wet noemt dit: ontslag om “dringende reden”. Een dergelijke dringende reden is een gedraging van de werknemer, die ertoe leidt dat “van de werkgever redelijkerwijze niet kan gevergd worden de arbeidsovereenkomst te laten voortduren”.
Hoewel er talloze redenen zijn die gevoelsmatig kunnen leiden tot een situatie waarin redelijkerwijs niet meer gevergd kan worden dat de arbeidsovereenkomst voortduurt, moet ontslag op staande voet zeer voorzichtig worden toegepast. Bij geldige “dringende redenen” gaat de wetgever en de rechtspraak namelijk uit van buitengewone situaties. Indien dit binnen jouw organisatie overwogen wordt is het dan ook altijd verstandig om eerst contact op te nemen met een specialist.
Ontslag op staande voet: altijd een belangenafweging
Situaties waarin ontslag op staande voet mogelijk zou kunnen zijn, zijn in ieder geval gevallen van:
- dronkenschap tijdens werk;
- misdragingen tijdens een personeelsfeest;
- seksuele intimidatie;
- diefstal van bedrijfseigendommen;
- misdrijven gepleegd op het werk (bijv. geweldpleging);
- lekken van vertrouwelijke informatie; en
- hardnekkige werkweigering.
Let op: of een ontslag op staande voet daadwerkelijk legitiem is, is altijd afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Vragen die hierbij in ieder geval in ogenschouw moeten worden genomen zijn:
- Hoe ernstig is het verwijt?
- Is de werknemer al lang in dienst, is er eerder verwijtbaar gedrag geweest?
- Heeft de werknemer een voorbeeldfunctie?
- Is de werknemer al een keer gewaarschuwd?
- Wat zijn de persoonlijke omstandigheden van de werknemer?
- Hoe ernstig zijn voor hem/haar de gevolgen van een ontslag op staande voet?
Ontslag op staande voet, implicaties en mogelijke problemen
Een extra aandachtspunt bij een (voorgenomen) ontslag op staande voet is dat de werknemer het recht op WW-uitkering kan verliezen. Hoewel het soms voor de hand lijkt te liggen om iemand op staande voet te ontslaan, is het dus zaak om hier zorgvuldig mee om te gaan.
Verder is belangrijk dat ontslag op staande voet “onverwijld” moet worden gegeven, en “onverwijld” worden medegedeeld aan de werknemer. “Onverwijld” betekent “zonder vertraging”. Een kort onderzoek naar de feiten mag, waarbij de medewerker ook om zijn kijk op de zaak kan worden gevraagd. Echter, zodra de situatie duidelijk is, moet zonder verdere vertraging tot ontslag worden overgegaan. Handel je niet snel genoeg, dan is het ontslag mogelijk niet geldig.
Bij het ontslag moet ook de reden voor het ontslag aan de medewerker worden medegedeeld, bij voorkeur schriftelijk. Het is heel belangrijk dat dit nauwkeurig gebeurt. De reden die bij het ontslag wordt gegeven, geldt vanaf dat moment als de “dringende reden”. Deze kan later niet meer worden aangepast.
Het ontslag op staande voet lijkt dus eenvoudig, maar een onzorgvuldige motivering leidt vaak tot problemen. En dan kan het zijn dat de werknemer toch in dienst blijft. Het is daarom altijd goed om contact op te nemen met een arbeidsrechtspecialist vóórdat tot het ontslag wordt overgegaan.
Ontbinding bij de kantonrechter
Vaak is de reden voor ontslag het disfunctioneren van de werknemer, of een vertrouwensbreuk. Dit zijn geen directe redenen voor ontslag op staande voet (zie hierboven). In situaties waarin zich dit voordoet, is eerst een ontbindingsprocedure bij de rechter nodig voordat een medewerker ontslagen kan worden.
Er zijn twee belangrijke vereisten voor een succesvolle ontbindingsprocedure:
- Een redelijke grond voor ontslag; en
- de onmogelijkheid van herplaatsing van de werknemer binnen een redelijke termijn.
De “redelijke grond” voor ontslag moet – bij de kantonrechter – één van de hieronder genoemde gronden zijn.
- Frequent ziekteverzuim
Wanneer frequent ziekteverzuim de reden voor ontslag is moet de werkgever kunnen aantonen dat het ziekteverzuim onaanvaardbare gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering. Ook moet aannemelijk gemaakt worden dat herstel of aangepaste verrichting van de bedongen arbeid binnen 26 weken niet aannemelijk is (zes weken voor AOW-gerechtigden).
Verder moet onderbouwd worden dat er geen mogelijkheden bestaan om de werknemer binnen een redelijke termijn te herplaatsen in een passende functie waarin:
- werknemer naar verwachting minder frequent zal verzuimen; of
- waarin het frequent verzuim van de werknemer minder ingrijpende gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering.
Tot slot moet een deskundigenoordeel van het UWV over het ziekteverzuim in het dossier aanwezig zijn.
- Disfunctioneren
Bij een verzoek tot ontslag in verband met disfunctioneren moet worden onderbouwd dat de werknemer ongeschikt is voor het uitvoeren van het overeengekomen werk.
De belangrijkste voorwaarden hierbij zijn de volgende:
- de werkgever moet aannemelijk maken dat de werknemer onvoldoende functioneert. De werknemer moet daarvoor op de hoogte zijn van de functie-eisen;
- de werkgever moet de werknemer tijdig hebben geïnformeerd over het onvoldoende functioneren;
- verbetertraject: de werkgever moet de werknemer vervolgens ook “serieus en reëel” in de gelegenheid hebben gesteld om het functioneren te verbeteren. Houd hierbij ten minste een traject van drie tot zes maanden aan;
- er moet kunnen worden beargumenteerd dat herplaatsing, eventueel met behulp van scholing, niet mogelijk is of niet in de rede ligt.
- Verwijtbaar handelen of nalaten
Hierbij kan worden gedacht aan situaties waarin u ook een ontslag op staande voet zou overwegen.
- Ernstige gewetensbezwaren
Het kan zijn dat een werknemer het werk niet kan of wil uitvoeren om reden van gewetensbezwaren. Onder omstandigheden kan dit voor de werkgever een grond opleveren om ontbinding te verzoeken bij de kantonrechter. Op zoek naar meer informatie over dit onderwerp? Neem contact met ons op.
- Verstoorde arbeidsverhouding
Mogelijk is ook dat werkgever en werknemer niet langer goed kunnen samenwerken door een vertrouwensbreuk, een verschil van inzicht, een incident of ingesleten werkpatronen. Ontbinding kan dan een optie zijn als “van de werkgever in redelijkheid niet meer kan worden verlangd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren”. Let er wel op dat van een werkgever in dergelijke situaties wordt verwacht dat deze zich inspant/zich ingespannen heeft om de verstoorde arbeidsverhouding te herstellen. En ook in dit geval moet herplaatsing zijn onderzocht.
- Overige omstandigheden die zodanig zijn dat van de werkgever in redelijkheid niet kan worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren
Dit is een restcategorie voor situaties die niet in een van de hierboven genoemde categorieën vallen. Dit kan bijvoorbeeld zijn: de werknemer kan niet langer over een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag beschikken, terwijl dit voor het werk is vereist (dit speelt bijvoorbeeld regelmatig in de kinderopvang).
- Een combinatie van deze omstandigheden die maakt dat niet meer in redelijkheid van de werkgever kan worden gevergd dat deze de arbeidsovereenkomst nog langer voortzet.
Bovenstaande grond voor ontslag wordt ook de “cumulatiegrond” of “combinatiegrond” genoemd. Bij deze ontslaggrond gaat het om een combinatie van de eerdergenoemde omstandigheden. Dit gaat dan om situaties waarbij ieder van de afzonderlijke omstandigheden niet genoeg is voor ontslag.
Bijvoorbeeld: een werknemer functioneert niet goed, maar er is nog geen volledig verbetertraject gevolgd. Inmiddels is er wel sprake van een verstoorde arbeidsverhouding. Partijen weigeren mediation en hebben zich onvoldoende ingespannen om de verstoorde verhouding te herstellen. In zo’n geval zou de “combinatiegrond” een oplossing kunnen bieden. Wel geldt ook hier dat de werkgever moet kunnen onderbouwen dat van hem “in redelijkheid niet kan worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren”. In dit soort complexe situaties is het altijd raadzaam om gespecialiseerd juridisch advies in te winnen.
- Wanprestatie
Ook wanprestatie kan een grond voor ontslag zijn. De wanprestatie moet zo ernstig zijn dat deze de ontbinding van de arbeidsovereenkomst rechtvaardigt. In praktijk gaat het om situaties die vergelijkbaar zijn met omstandigheden die kunnen leiden tot ontslag op staande voet.
Met wederzijds goedvinden
Door het bos van regelgeving rondom gedwongen ontslag (op staande voet of na een ontslagprocedure) zou je het bijna vergeten, maar: de meeste ontslagen vinden plaats “met wederzijds goedvinden”: Werkgever en werknemer sluiten een dan “beëindigingsovereenkomst”, waarbij de werknemer een ontslagvergoeding ontvangt. Dit wordt ook vaak een “vaststellingsovereenkomst” of “VSO” genoemd. Met een VSO kan een kostbare, tijdrovende procedure bij de kantonrechter (of het UWV) voorkomen worden. Er is ook altijd een kans dat een ontbindingsprocedure niet succesvol is. Een VSO voorkomt daarmee ook onzekerheid. Zekerheid komt echter wel tegen een prijs: bij het sluiten van een VSO wordt bijna zonder uitzondering een “ontslagvergoeding” aan de betrokken werknemer betaald. De hoogte van deze beëindigingsvergoeding is afhankelijk de onderhandelingspositie van partijen.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Elke maand relevante en actuele content in je mailbox
"*" geeft vereiste velden aan
Onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst
Is het erg onzeker of er een voldoende reden is voor ontslag via de rechter of het UWV? Dan is de onderhandelingspositie van de werknemer sterk. De werknemer weet of gokt erop dat hij waarschijnlijk niet kan worden ontslagen, en kan eisen stellen. Vaak eist de werknemer dan een bedrag van meerdere maanden salaris, soms wel een jaar.
Kan de werkgever juist vertrouwen hebben in zijn zaak? Bijvoorbeeld omdat er een goede grond voor een ontbindingsprocedure lijkt te zijn? Dan kan als eerste aanbod voor het aantal maanden uitbetaling van salaris (bij wijze van ontslagvergoeding) bijvoorbeeld uitgegaan worden van de opzegtermijn in de arbeidsovereenkomst. Is deze één maand, dan is een maandsalaris de basis voor de berekening van de ontslagvergoeding. Verder is het verstandig om de tijd en kosten van een ontbindingsprocedure in aanmerking te nemen bij het insteken van onderhandelingen over een VSO. ’Een dergelijke procedure kost al snel twee tot drie maanden en vaak zal hierbij uitgebreid juridisch advies of zelfs bijstand van een advocaat nodig zijn. Het bedrag dat je kiest als ontslagvergoeding aan te bieden kies je daarom zo, dat het hoog genoeg is om de werknemer over te halen om akkoord te gaan, terwijl het bedrag nog steeds lager ligt dan de kosten van de ontbindingsprocedure.
Zijn jullie op zoek naar ervaren juristen die van wanten weten in de aanloop naar of tijdens een ontslagprocedure? Neem dan contact op met Crowe Peak voor een oriënterend gesprek.
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Laten we snel kennismaken!