Belastingdienst wijzigt beleid rondom voor internationale werknemers gemaakte kosten

Loonbelasting over kosten van verblijfsvergunning en A1-verklaring  

De Belastingdienst wil kosten in verband met verblijfsvergunningen en bepaalde A1 verklaringen belasten, blijkt uit een publicatie van 16 januari 2024. Deze ontwikkeling betekent dat werkgevers met een internationaal personeelsbestand in kaart moeten brengen op welke manier deze kosten voor hun werknemers zijn betaald en in de loonadministratie worden verwerkt.  Vragen? Ons Global Mobility team staat klaar om te assisteren.   

Kosten A1 verklaring als belast voordeel 

Europese regelgeving bepaalt waar iemand sociaal verzekerd is bij gelijktijdig werken in meerdere landen of gedurende een detachering. Dit is altijd maar in één land tegelijk. Een A1 verklaring kan worden aangevraagd om dit bevestigd te krijgen. Dit document dient dan ook als bewijs dat de afdracht van sociale verzekeringspremies in andere landen niet vereist is.  

Ten aanzien van de A1-verklaringen die worden aangevraagd ten behoeve van werknemers die in twee of meer landen tegelijk werken geldt het volgende. Met deze A1-verklaring wordt bevestigd waar de werkgever premies af moet dragen. De werkverdeling van de werknemer tussen de verschillende landen is voor de beoordeling van belang. Bij dit soort A1- aanvragen is het aan de werknemer om de autoriteiten in zijn woonland op de hoogte te brengen. Als de werkgever of een externe adviseur de werknemer hierbij ondersteunt, is volgens de Belastingdienst sprake van een belast voordeel, anders gezegd: loon waar belasting over moet worden betaald. Vastgesteld moet worden hoe hoog dit voordeel is, bijvoorbeeld (een deel van) de factuurwaarde van de adviseur. Geldt deze situatie voor jouw organisatie en werknemers? Neem gerust contact op met onze global mobility adviseurs voor meer informatie en advies.  

Let op: kosten voor de aanvraag van een A1-verklaring ten behoeve van een gedetacheerde werknemer blijven in de meeste gevallen onbelast. Vragen over deze vorm van A1-verklaringen? Vul dan het contactformulier in. We reageren binnen één werkdag. 

Kosten verblijfsvergunning als belast voordeel 

Ook ten aanzien van kosten ten behoeve van werkvergunningen heeft de Belastingdienst zijn beleid gewijzigd. Werknemers die geen onderdaan zijn van een land binnen de EU, EER of Zwitserland, hebben een werk- en verblijfsvergunning nodig om in Nederland te mogen werken en wonen. Voor werknemers die voor meer dan 3 maanden in Nederland werken, wordt normaal gesproken een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid aangevraagd, bijvoorbeeld via de kennismigrantenregeling, ICT-richtlijn of de regeling voor een EU Blue Card. De aanvraag is een verplichting voor de werkgever. Desondanks heeft de  Belastingdienst met zijn besluit van 16 januari 2024 laten weten dat kosten in verband met de aanvraag van de verblijfsvergunning van een werknemer belast moeten worden als loon.  

Dit besluit impliceert dat de kosten van de aanvraag van een gecombineerde vergunning moeten worden gesplitst in een deel dat ziet op de tewerkstelling en een deel dat ziet op verblijf. De kosten die samenhangen met het aanleveren van informatie van de werkgever zien bijvoorbeeld volledig op de tewerkstelling. De kosten van de leges zien daarentegen weer volledig op het verblijf. Een verdere analyse is nodig om het juiste bedrag aan belasting in de loonadministratie af te kunnen dragen. Indien een werkgever de kosten van de belasting niet op de werknemer wil verhalen, kunnen deze worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Daarbij kan de werkgever gebruik maken van gerichte vrijstellingen en de zogenoemde vrije ruimte. Over het resterende bedrag dat uitkomt boven de vrije ruimte betaalt de werkgever een eindheffing van 80%. Het is daarom van belang dat werkgevers die gebruik maken van gecombineerde vergunningen hun loonadministratie goed onder de loep nemen. Crowe Peak kan hierbij ondersteunen. Weten hoe? Neem contact op met je vaste adviseur of vul dit formulier in.