Mijn onderneming wordt controleplichtig, wat is de rol van de itnerne beheersing?

Als uw onderneming classificeert als een ‘middelgrote rechtspersoon’ bent u wettelijk verplicht een controle van uw jaarrekening te laten uitvoeren door een Nederlandse bevoegde accountant. Bij de uitvoering van een controleopdracht en de afgifte van een controleverklaring verstrekt de accountant een hogere mate van zekerheid omtrent de financiële verantwoording. In dit artikel wordt stil gestaan bij de rol van de interne beheersing bij de uitvoering van een controle-opdracht.

Lees ook: ‘Mijn onderneming wordt controleplichtig. Wat verandert er?’

Wat is interne beheersing en waarom is het belangrijk?

Interne beheersing hoort bij de interne AO/IB wat staat voor administratieve organisatie en interne beheersing. Dit betreft het totaal van (administratieve) richtlijnen, procedures en maatregelen die intern zijn genomen om tot betrouwbare financiële verantwoording te komen.

Kort gezegd: welke werkzaamheden worden intern genomen om ervoor te zorgen dat de onderneming ‘in control’ is? Het is aan het management om vast te stellen welke interne beheersing noodzakelijk is om dit doel te bereiken.

Interne beheersing binnen uw bedrijf bestaat uit de componenten:

• Het interne beheersingssysteem: maatregelen die getroffen zijn om de onderneming aan te sturen;
• Inhoud van het beheersingssysteem: kwaliteit van maatregelen die zijn genomen om de gestelde doelen en normen te realiseren.

U heeft de interne beheersing niet voor uw accountant maar deze maatregelen zijn nodig voor de bedrijfsvoering van alle dag en draagt er toe bij dat uw organisatie de geformuleerde doelstellingen op een effectieve en efficiënte manier kan realiseren.

Welke rol speelt interne beheersing in de accountantscontrole?

In de planningsfase van de controle wordt er een controleaanpak gekozen door de accountant, met als de doel de vereiste zekerheid omtrent de financiële verantwoording te bereiken. De accountant voert een risicoanalyse uit op basis van de kennis van de organisatie. Door met functionarissen van uw bedrijf in gesprek te gaan wordt vervolgens een beeld verkregen van de bestaande interne beheersing (de ‘opzet’ genoemd). De accountant gaat op zoek naar de maatregelen die u zelf heeft genomen ter controle. Een gangbaar voorbeeld hiervan is de controle op de inkomende inkoop- of kostenfacturen: dit zal gecontroleerd worden door bijvoorbeeld de afstemming te maken met een bestelling of een prijslijst, in welke vorm dan ook. De accountant kan ervoor kiezen om testwerkzaamheden uit te voeren door gedurende het jaar te kijken of deze controle altijd zo gewerkt heeft. Als dit zo is kan de accountant gebruik maken van deze bevinding en hier op steunen in zijn controle. Dit kan de omvang van de werkzaamheden reduceren die de accountant zelf zou moeten doen.

Wat als de interne beheersing niet van voldoende niveau is?

De accountant zal hier met u over in gesprek gaan en hierover (schriftelijk) rapporteren, in de vorm van b.v. een management letter en/of een accountantsverslag. Indien het niet mogelijk is voor de accountant te steunen op intern verrichte beheersingsmaatregelen zal gezocht worden naar alternatieve controlewerkzaamheden om toch de vereiste hoeveelheid zekerheid te verkrijgen.

Afhankelijk van de ernst van de geconstateerde ‘leemte’ in de interne beheersing is het mogelijk dat de vereiste zekerheid niet (meer) te bereiken valt m.b.v. alternatieve controlewerkzaamheden. In dit geval zal dit gevolgen hebben voor de controleverklaring die wordt afgegeven bij de jaarrekening.

Goed ingerichte AO/IB en interne beheersing

Het belang van een goede administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen is duidelijk. Een goed ingerichte AO/IB zorgt ervoor dat uw organisatie in-control is. Zowel op operationeel als op tactisch en strategisch niveau. Risicobewust ondernemen biedt u de beste groeikansen voor de toekomst. Neem contact met ons op voor verdere uitleg of voor advisering op het gebied van interne beheersing.