Transfer pricing en het lokale dossier 

De meestgestelde vragen op een rij – deel II  

Transfer pricing is, zoals we in eerdere artikelen beschreven, een zeer specifieke tak van sport waarbij het opstellen van een duidelijk beleid van cruciaal belang is. Dit beleid kan ook als startpunt dienen van het “lokale dossier”. Een dergelijk dossier betreft een uitgebreid document dat wordt opgesteld door een lokale entiteit van een groep waarbinnen intercompany transacties worden uitgevoerd. Het doel is om aan te tonen dat de belastingwetgeving wordt nageleefd en om ondersteunend bewijs te leveren voor interne transactieprijzen binnen een specifieke jurisdictie. Het lokale dossier documenteert nauwgezet de activiteiten van de lokale entiteit(en) en de relevante intercompany transacties. Onder de Nederlandse wetgeving zijn lokale dossiers en hun documentatie onderworpen aan strenge regels. Niet-naleving kan leiden tot boetes. Om veelvoorkomende vragen over verrekenprijzen en lokale dossiers onder de Nederlandse wetgeving te beantwoorden, zetten we de antwoorden op die vragen hieronder op een rij. Advies nodig over transfer pricing binnen een specifieke onderneming of hulp nodig bij het formuleren en documenteren van een transfer pricing beleid? Ons team van belastingadviseurs staat klaar om je organisatie te ondersteunen. Neem hier contact op of bel naar 088-2055000.   

Wat is een transfer pricing beleid en wat is het doel ervan? 

Een transfer pricing beleid of een “verrekenprijsbeleid” is in Nederland, net als in veel andere rechtsgebieden, een document dat de aanpak en strategie van een onderneming schetst met betrekking tot de prijsstelling van intercompany (lokale of buitenlandse) transacties binnen haar groep. Hoewel er geen wettelijke vereisten zijn voor de inhoud van een transfer pricing beleid, richt deze documentatie zich over het algemeen op vier belangrijke aspecten: 

• Welke functies worden uitgevoerd door elke entiteit die betrokken is bij de transactie; 
• Welke activa worden gebruikt door elke entiteit die betrokken is bij de transactie; 
• Welke risico’s worden genomen door elke entiteit die betrokken is bij de transactie; en 
• Welk prijsbeleid passend/zakelijk wordt geacht (“arm’s length”) te zijn in de context van die relevante transactie, rekening houdend met de gepresenteerde feiten en omstandigheden. 

Het is ook aan te raden om dit prijsbeleid en de prijsbandbreedte ervan te baseren op een actuele benchmarkstudie. 

Wat houdt een lokaal dossier in en wat is het doel ervan? 

Een lokaal dossier biedt inzicht in de lokale activiteiten binnen een specifiek rechtsgebied van de groep. Dit dossier kan worden opgesteld op entiteitsniveau of op nationaal niveau. Het doel van een lokaal dossier is om de activiteiten van de lokale entiteit(en) en de relevante intercompany-transacties waarbij de entiteit(en) betrokken zijn, te documenteren. Daarnaast biedt het dossier een overzicht van de strategische besluitvorming en de financiële en fiscale posities van de desbetreffende entiteit(en). 

Wanneer moet een lokaal dossier worden opgesteld/ingediend? 

Conform artikel 29g(4) van de Nederlandse Wet op de vennootschapsbelasting uit 1969, is elke Nederlandse onderneming die transacties met verbonden partijen aangaat (zowel lokaal als internationaal) en een geconsolideerde groepsomzet van 50 miljoen EUR heeft, verplicht om een lokaal dossier op te stellen. Artikel 29g(1) van de Wet op de vennootschapsbelasting schrijft voor dat het lokale dossier moet worden opgesteld binnen de gestelde termijn voor het indienen van de aangifte voor de Vennootschapsbelasting. Veel adviseurs zullen de aangifte niet indienen zonder bevestiging dat het lokale dossier, indien nodig, is voltooid. Anders dan in sommige andere jurisdicties, bestaat er geen verplichting om een lokaal dossier in te dienen bij de Nederlandse Belastingdienst, tenzij hierom wordt verzocht. Indien dit wel het geval is en je organisatie de inkomstendrempel heeft bereikt, wordt het lokale dossier geacht al te zijn voltooid. Daarom geldt er over het algemeen geen uitstel  buiten de normale termijn die de Nederlandse Belastingdienst hanteert voor het opsturen van documentatie. 

Aan welke eisen moet het lokale dossier voldoen?  

Conform paragraaf 10.1 van GG-26874, 2022, omvat de Regeling Aanvullende Documentatie-eisen Verrekenprijzen van 30 december 2015 (“DB2015/462M”) de vereisten voor de inhoud van het lokaal dossier. DB2015/462M is hoofdzakelijk gebaseerd op Bijlage II bij Hoofdstuk V van de OESO-richtlijnen. Volgens deze bijlage moeten de volgende items aanwezig zijn en behandeld worden in het lokaal dossier om het als volledig te kunnen beschouwen: 

Lokale entiteit 

• Een beschrijving van de managementstructuur van de lokale entiteit, een lokaal organigram, en de personen aan wie het lokale management rapporteert en het rechtsgebied/de rechtsgebieden waar deze personen hun hoofdkantoor aanhouden. 
• Een gedetailleerde beschrijving van de activiteiten en de bedrijfsstrategie van de lokale entiteit, inclusief een indicatie of de lokale entiteit betrokken was bij of beïnvloed werd door bedrijfsreorganisaties of overdrachten van immateriële activa in het lopende of onmiddellijk voorbije jaar en een verklaring van de aspecten van dergelijke transacties die een invloed hadden op de lokale entiteit. 
• Belangrijke concurrenten. 

Gecontroleerde transacties 

Verstrek voor elke materiële categorie van gecontroleerde transacties waarbij de entiteit betrokken is de volgende informatie: 

• Een beschrijving van de materiële gecontroleerde transacties (bijv. inkoop van productiediensten, aankoop van goederen, levering van diensten, leningen, financiële en prestatiegaranties, licenties van immateriële activa, etc.) en de context waarin dergelijke transacties plaatsvinden. 
• Het bedrag van betalingen en ontvangsten binnen de groep voor elke categorie van gecontroleerde transacties waarbij de lokale entiteit betrokken is (d.w.z. betalingen en ontvangsten voor producten, diensten, royalty’s, rente, enz.) uitgesplitst naar belastingjurisdictie van de buitenlandse betaler of ontvanger. 
• Een identificatie van gelieerde ondernemingen die betrokken zijn bij elke categorie van gecontroleerde transacties, en hun onderlinge relatie. 
• Kopieën van alle belangrijke intercompany overeenkomsten die zijn afgesloten door de lokale entiteit. 
• Een gedetailleerde vergelijkbaarheid- en functionele analyse (voor zover deze functionele analyse informatie in het basisdossier overlapt, wordt een verwijzing naar het basisdossier voldoende geacht) van de belastingplichtige en relevante gelieerde ondernemingen met betrekking tot elke gedocumenteerde categorie van gecontroleerde transacties, inclusief eventuele wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren. 
• Een indicatie van de meest geschikte transfer pricing-methode met betrekking tot de transactiecategorie en de redenen voor de keuze van die methode. 
• Een indicatie van welke verbonden onderneming is geselecteerd als de geteste partij, indien van toepassing, en een uitleg van de redenen voor deze selectie. 
• Een samenvatting van de belangrijke veronderstellingen die bij de toepassing van de transfer-pricing-methode zijn gemaakt. 
• Indien relevant, een uitleg van de redenen voor het uitvoeren van een meerjarenanalyse. 
• Een lijst en beschrijving van geselecteerde vergelijkbare niet-gecontroleerde transacties (intern of extern), indien van toepassing, en informatie over relevante financiële indicatoren voor onafhankelijke ondernemingen waarop een beroep is gedaan bij de transfer-pricing-analyse, inclusief een beschrijving van de methode voor het zoeken naar vergelijkbare gegevens en de bron van deze informatie. 
• Een beschrijving van alle uitgevoerde vergelijkbaarheidscorrecties, en een indicatie of er correcties zijn toegepast op de resultaten van de gecontroleerde partij, de vergelijkbare niet-gecontroleerde transacties, of beide. 
• Een beschrijving van de redenen voor de conclusie dat de relevante transacties werden geprijsd op een zakelijke, objectieve grondslag op basis van de toepassing van de gekozen transfer-pricing-methode. 
• Een samenvatting van de financiële informatie die is gebruikt bij de toepassing van de transfer-pricing-methode. 
• Een kopie van bestaande unilaterale en bilaterale/multilaterale APA’s en andere belastingrulings waarbij de lokale belastingjurisdictie geen partij is en die verband houden met de hierboven beschreven gecontroleerde transacties. 

Financiële gegevens 

• De jaarlijkse financiële verslagen van de lokale entiteit voor het desbetreffende belastingjaar dienen te worden verstrekt. Indien gecontroleerde jaarrekeningen beschikbaar zijn, dienen deze te worden ingediend; indien niet, dan moeten bestaande niet-gecontroleerde jaarrekeningen worden verstrekt. 
• Informatie en toewijzingsschema’s moeten worden verstrekt waaruit blijkt hoe de financiële gegevens die worden gebruikt voor de toepassing van de transfer-pricing-methode aan de jaarrekeningen kunnen worden gekoppeld. 
• Er moeten samenvattende schema’s worden verstrekt van relevante financiële gegevens voor vergelijkingspunten die in de analyse zijn gebruikt, alsmede de bronnen waaruit die gegevens zijn verkregen. 

Het lokaal dossier dient actueel te zijn, wat betekent dat het bijgewerkte/actuele informatie bevat, inclusief eventuele bijgewerkte benchmarkstudies. Dit betekent doorgaans dat er jaarlijks een lokaal dossier moet worden opgesteld of bijgewerkt. 

Wat zijn de consequenties van het niet naleven van de Nederlandse wetgeving? 

Wanneer de relevante transfer pricing documentatie niet wordt opgesteld en ingediend na een verzoek van de Nederlandse belastingdienst, kan een organisatie een administratieve boete krijgen variërend van 515 EUR tot 25.750 EUR. Bovendien zal het ontbreken van of onvolledige transfer pricing documentatie resulteren in een verschuiving van de bewijslast naar je bedrijf met betrekking tot de zakelijkheid van de relevante transacties in geval van geschillen met de Nederlandse belastingdienst. 

Let op: als je niet zeker weet of jouw organisatie voldoet aan de vereisten voor transfer pricing documentatie of je lokaal dossier als compliant kan worden beschouwd vanuit Nederlands perspectief, neem dan zeker contact met ons op. Onze transfer pricing experts kunnen helpen bij het evalueren van de transfer pricing behoeften van iedere groep.