088 2055 000
		Array
(
    [0] => nl
    [1] => us
)
		
Bel ons 088 2055 000
		Array
(
    [0] => nl
    [1] => us
)
		

Hoe digitalisering continuïteit van processen en dienstenlevering kan beschermen

Het coronavirus heeft een enorme impact op zowel ons leven als de bedrijfsvoering. Richtlijnen van overheden en bedrijven roepen mensen op om thuis te blijven, vergaderingen en evenementen worden geannuleerd, klantbezoeken worden uitgesteld en bedrijfsprocessen kunnen te maken krijgen met hinder of zelf verstoringen.

Lees meer over het Coronavirus in onze hub

Voor sommige bedrijfstakken zal fysieke aanwezigheid altijd een vereiste zijn, zoals in de gezondheidszorg, bouw, logistiek of wetshandhaving. In de meeste gevallen kunnen deze niet goed opereren zonder uitvoering van handmatige activiteiten door hun personeel.

Voor sommige bedrijfstakken, zoals de bijvoorbeeld de zakelijke dienstensector, kan digitalisering personeel en klanten in staat stellen om toch verbonden te blijven. Ook kan digitalisering bijdragen aan een drastische vermindering van handmatige activiteiten waardoor het risico op verstoring als gevolg van een pandemie zoals het Coronavirus mogelijk vermindert. Zo kan digitalisering uiteindelijk de continuïteit van processen en diensten beschermen.

In dit artikel worden enkele voorbeelden gegeven van toepassingen van digitalisering, waarmee de continuïteit van processen en dienstenlevering kan worden beschermd in tijden van crisis waarbij veel minder een beroep kan worden gedaan op het personeel.

De sleutelwoorden bij digitalisering zijn technologie, processen en mensen. Hieronder presenteren wij enkele voorbeelden van digitalisering die in tijden van een crisis –maar ook daarbuiten- wellicht essentieel kunnen zijn voor de bedrijfscontinuïteit.

Toegang op afstand of remote access 

Door externe toegang te bieden tot bedrijfsnetwerken, applicaties en data, blijft uw personeel in staat om te werken vanaf een andere locatie dan het fysieke kantoorgebouw of zelfs de fysieke klantlocatie. Zorg ervoor dat externe toegang tot stand wordt gebracht via een beveiligde verbinding zoals bijvoorbeeld een VPN. Zorg ervoor dat remote access beschikbaar is voor elke medewerker en niet beperkt is tot een beperkt aantal.

Digitalisering van processen 

Sommige processen, hoe eenvoudige ze ook lijken, vereisen nog steeds een mate van handmatig menselijk handelen. Denk aan het aftekenen van papieren documenten zoals inkooporders, contracten of urenstaten. Toepassing van tools voor workflow management vermindert handmatige handelingen en verplichte fysieke aanwezigheid sterk. Bedrijven moeten bepalen welke processen en operationele activiteiten sterk afhankelijk zijn van handmatige afhandeling en fysieke aanwezigheid. Vervolgens kan bepaald worden welke processen gedigitaliseerd kunnen worden. Het zal u mogelijk verbazen hoeveel dagelijkse operationele activiteiten nog op handmatige wijze worden uitgevoerd. Er is veel eenvoudig te gebruiken software beschikbaar die deze activiteiten van handmatig naar digitaal kunnen transformeren, waardoor tijd en fysieke aanwezigheid worden bespaard.

Online samenwerkingsplatforms 

Wanneer personeel thuis moet werken of klanten geen bezoekers toelaten, kan het een uitdaging zijn om toch gezamenlijk aan opdrachten te werken, om nog maar te zwijgen over versiebeheer van documenten. Met online samenwerkingsplatforms kunnen uw personeel en klanten nog steeds betrokken blijven bij opdrachten, zonder dat tegen fysieke beperkingen aan te lopen. Veelgebruikte samenwerkingsplatforms zijn bijvoorbeeld Teams en Sharepoint van Microsoft.

Videoconferenties en chat

Presentaties, trainingen, zakelijke en team bijeenkomsten kunnen eenvoudig worden gedaan via videoconferenties. Met name in tijden van quarantaine kunt u met videoconferenties nog steeds interactie blijven voortzetten zonder dat u geplande bijeenkomsten en afspraken hoeft uit te stellen of te annuleren. Er zijn veel tools beschikbaar die hoogwaardige videoconferenties en mogelijkheden tot het delen van schermen bieden. Voorbeelden van tools voor videoconferenties zijn GoTo Meeting en Zoom. Om onnodige belasting van mailservers en het afhandelen en archiveren van e-mail te besparen, kan een chat-applicatie voor het uitwisselen van korte berichten worden gebruikt. Populaire tools hiervoor zijn Telegram of Slack.

Filesharing

Het bedrijfsbeleid verbiedt vaak grote of gevoelige gegevensoverdracht via e-mail, vanwege technische beperkingen of veiligheids- en privacyrisico’s. Met platforms voor het delen van bestanden, filesharing genaamd, kunt u bestanden op een veilige en efficiënte manier overdragen en delen. Deze toepassingen bieden locatie onafhankelijke toegang tot bestanden en documenten en stellen u in staat om gegevens, gebruikers en apparaten te beschermen.

Services verplaatsen naar de cloud

Wanneer applicaties en gegevens op lokale IT infrastructuur staan, doen deze vaak een beroep op eigen hardware, IT-beheerders en applicatiemanagers. Door diensten naar de cloud te verplaatsen, worden beschikbaarheid en beveiliging vaak vergroot. Houd er rekening mee dat het gebruik van cloud diensten niet hetzelfde is als het verplaatsen van uw servers naar een cloud omgeving waar u nog steeds veel zelf moet regelen. Professionele cloudserviceproviders beheren de applicatie voor u. Zij besteden veel geld aan de beveiliging en beschikbaarheid van hun aangeboden services en volgen veelal wet- en regelgeving voor gegevensbescherming op nauwgezette wijze.

Proces automatisering

Het digitaliseren van uw processen en bijbehorende activiteiten is één ding, maar het daadwerkelijk verminderen van de afhankelijkheid van menselijke interactie is iets anders. Nadat processen zijn gedigitaliseerd, kunnen bedrijven overwegen om bepaalde processen en activiteiten te automatiseren. Bijvoorbeeld bij het verwerken repetitieve transacties in grote volumes. Wanneer een pandemie de beschikbaarheid van personeel daadwerkelijk beïnvloedt, kan procesautomatisering de continuïteit van processen en dienstenlevering waarborgen.

Connectiviteit

Het moderne digitale tijdperk vereist hoge connectiviteit. Een basis voorwaarde is dat connectiviteit 24/7 beschikbaar is. Zonder connectiviteit komen digitaal werken en procesautomatisering tot stilstand. Daarom raden wij bedrijven die meer en meer digitaal werken èn diensten leveren sterk aan om het waarborgen van connectiviteit de hoogste prioriteit te geven. Redundantie, back-up lijnen en alternatieve connectiviteitsprotocollen – bijvoorbeeld via 4G of 5G wanneer de glasvezellijn uitvalt – zijn daarbij onvermijdelijk.

Betrokkenheid

Tot slot is de betrokkenheid van mensen de sleutel tot succes in uw digitalisering. Adoptie van technologie en nieuwe manieren van werken zijn cruciaal voor succes. Om dit te bereiken zijn alleen mooie woorden, intentieverklaringen of holle initiatieven om het bedrijf op te bouwen niet voldoende. Het is iets fundamenteels over hoe mensen denken, werken en samenwerken.

Het Coronavirus dwing bedrijven om hun strategie inzake digitalisering te heroverwegen, alsook de snelheid waarmee ze digitalisering en automatisering willen uitvoeren en realiseren. Ondanks de vreselijke gebeurtenissen die plaatsvinden, kan technologie ons helpen om door de crisis te navigeren en continuïteit van processen en dienstverlening te beschermen.

Heeft u vragen over hoe digitalisering continuïteit van processen en diensten kan helpen waarborgen? Neem dan contact op met de experts van Crowe Peak.

Crowe Peak
Olympisch Stadion 24-28 1076 DE Amsterdam, Nederland
088 2055 000 info@crowehorwath.nl